Você sabia que a sua empresa pode estar passando por diversos tipos de fraudes neste exato momento?
Nosso desejo com essa pergunta não é assustar nenhum gestor. Contudo, é preciso ter atenção para garantir a segurança e compliance dos processos da sua companhia, assegurando, assim, a sua estabilidade.
Além de riscos externos como assaltos e golpes, as organizações também podem sofrer com atos de má-fé dos seus próprios colaboradores e, por vezes, sequer percebem que estão sendo vítimas de fraude empresarial.
Mas, primeiramente você deve entender do que se trata estes tipos de fraudes.
Você saberia como identificá-las e como penalizar eticamente os funcionários que agem dessa maneira?
Vale ressaltar que não estamos nos referindo a algum ato desinformado ou de esquecimento. Mas sim, de uma ação consciente que visa benefício próprio.
Nesse sentido, existem algumas situações que (infelizmente) são comuns no mundo corporativo, como:
- Uso de documentos falsos;
- Clonagem de cartão corporativo;
- Roubo de dados da empresa ou de outros colaboradores, etc.
Pensando nisso, preparamos este artigo para te ajudar a conhecer melhor esses tipos de irregularidades, para que você seja capaz de prevenir sua empresa de tais atos.
Aqui, nós detalhamos quais são os principais tipos de fraudes empresariais, as suas características e explicamos como você pode evitá-las.
Fique de olho na sua empresa e boa leitura!
O que é fraude empresarial?
A fraude empresarial é qualquer atitude de má-fé ou mesmo ilícita que um colaborador realiza com vistas a obter benefícios para si ou para outra pessoa (familiar ou amigo, por exemplo).
Essa atitude nociva pode acontecer através de:
- Omissão;
- Abuso de poder;
- Uso de mentiras;
- Quebra de confiança com outras pessoas;
- Burla de normas e políticas da empresa;
Dentre outras ações.
Para evitar este tipo e outros tipos de fraudes, a principal prática é manter atenção e zelo sobre todos e quaisquer processos e despesas da empresa.
Ou seja, o papel do compliance é muito importante na hora de proteger sua empresa e prevenir quaisquer irregularidades e fraudes.
Como as fraudes impactam a empresa?
De antemão, e como já é de conhecimento geral, podemos afirmar que as fraudes impactam muito e de forma negativa qualquer organização.
Veja abaixo os principais pontos danosos causados por essas atitudes:
- Perda de dinheiro e falta de exatidão de rentabilidade;
- Inserção e manutenção de funcionários que fraudam e prejudicam a convivência entre os demais colaboradores, afetando inclusive a produtividade da companhia;
- Os relatórios de despesas não possuem os valores reais, afinal, há inverdades nas informações e isso pode gerar graves danos financeiros.
Pensando em auxiliar a evitar quaisquer tipos de fraudes financeiras dentro do processo de prestação de contas de funcionários, o VExpenses criou o Hórus.
Esse módulo da plataforma de gestão de reembolsos de despesas do VExpenses, ajuda as empresas em:
- Evitar duplicidade de lançamentos em notas de compras realizadas por funcionários;
- Identificação automática de cigarros e/ou bebidas alcoólicas, além de outros itens proibidos, que podem ter sido lançados na nota.
Afinal, a tecnologia precisa ser usada a favor das empresas, não é mesmo? Além disso, a conferência manual é muito passível de erros e enganos.
Quais os tipos de fraudes mais comuns e como identificá-los?
Existem alguns tipos de fraudes muito comuns no meio corporativo. Mesmo com relatórios de despesas, atenção de gestores e boas políticas internas, há situações que podem passar despercebidas e ocasionar prejuízos para a organização. As principais são:
1. Superfaturamento
O superfaturamento é uma prática comum em despesas relacionadas a restaurantes, postos de gasolina e até mesmo em hotéis.
De maneira simplificada, ele ocorre da seguinte forma: o funcionário pede uma nota com valor superior ao que foi gasto realmente.
Portanto, ele pretende “tirar” um dinheiro por fora com essa ação.
Para evitar esse tipo de conduta, uma boa Política de Reembolso precisa ser adotada e seguida e, principalmente, é preciso contar com um processo bem estruturado e otimizado segundo as diretrizes de compliance.
2. Gastos Pessoais
Essa fraude é muito comum, principalmente nos seguintes casos:
- Uso do carro da empresa para realização de atividades pessoais;
- Em atividades externas ou viagens, realizar passeios com a quilometragem por conta da companhia.
E se a sua empresa oferece cartão corporativo, tenha atenção extra!
As regras sobre o uso dessa ferramenta precisam estar claras. Afinal, é para uso corporativo e jamais para aquisição de itens pessoais (sem relação com a empresa).
Aliás, é nesse sentido que aceitar faturas de cartão de crédito como comprovante de despesa para reembolso pode ser uma prática perigosa. Já que na fatura apenas consta o nome do estabelecimento e nenhum detalhamento sobre a despesa em si.
Uma saída prática para esse problema é o uso de cartões corporativos pré-pagos. Com eles é possível estabelecer o limite de gastos, além de possibilitar uma acompanhamento online em tempo real.
3. Extravio de comprovantes
Para se ter uma gestão estratégica e bom controle financeiro da companhia, é essencial exigir todas as notas de gastos do colaborador para a devida comprovação de despesa.
E o que não é incomum é ocorrer perdas dos comprovantes fiscais ou até mesmo alterações desses documentos.
Para driblar essa situação, utilizar ferramentas como o Intelliscan do VExpenses, são mais do que recomendadas.
Essa ferramenta funciona da seguinte forma:
- Lê automaticamente recibos e notas de funcionários;
- Armazena em nuvem a imagem dos comprovantes;
- Tem tecnologia OCR Scanner;
- Após a foto, as despesas são lançadas em um relatório que, posteriormente, será consultado para o reembolso.
Desse modo, em dias agitados, chuvosos ou em longas viagens, o colaborador não correrá risco de perder os recibos e nem terá a chance de cometer quaisquer tipos de fraudes.
4. Despesas que não foram autorizadas
Caso sua empresa não tenha uma boa Política de Reembolso e até de viagens, pode ter gastos extras e inesperados.
Isso porque existem funcionários “espertinhos” que em viagens aproveitam para:
- Viajar de primeira classe;
- Usam a lavanderia do hotel sem autorização;
- Pedem as comidas mais caras do cardápio;
- Fazem uso de bagagem extras em voos e inserem o valor na conta da empresa.
Para mitigar tais atitudes é essencial que as diretrizes da sua política sejam abrangentes e ao mesmo tempo bastante específicas. Ou seja, é preciso abranger todas as situações e determinar limites e critérios para cada uma delas.
Caso você ainda não tenha uma política de reembolso corporativo bem otimizada, visite nosso Criador de Política de Reembolso de Despesas e já saia com um documento personalizado de acordo com a realidade da sua empresa!
Além disso, contar com uma ferramenta de gestão, como o VExpenses, capaz de reconhecer automaticamente quando alguém ultrapassar os limites determinados pela sua política é um grande diferencial nestas situações.
5. Despesas duplicadas
Principalmente em organizações que ainda realizam conferências para reembolso manualmente, isso ocorre muito.
Esses tipos de fraudes são aquelas em que um funcionário usa uma mesma nota ou recibo por mais de uma vez. Ou mesmo dois funcionários diferentes usam uma mesma nota para comprovar suas despesas.
Assim, ele seria ressarcido indevidamente e teria um reembolso a mais que o devido.
6. Despesas “escondidas”
A esmagadora maioria das empresas proíbe o reembolso de cigarros e/ou bebidas alcoólicas.
Todavia, para burlar esse sistema muitos funcionários solicitam que o estabelecimento insira na nota outro produto de igual (ou até maior) valor.
Isso precisa ser combatido ao máximo. Uma sugestão é que crie-se o hábito de realizar auditorias dos reembolsos de despesas dentro da empresa.
Fora isso, também pode-se criar o hábito de realizar pesquisas detalhadas sobre os gastos de colaboradores e seus hábitos de consumo.
Além de, é claro, penalizar – de forma ética – quem age dessa maneira para que a pessoa não seja reincidente neste erro.
Como proteger a empresa contra os tipos de fraudes empresariais?
Como já dissemos no início, para prevenir fraudes é necessária atenção, zelo e muito cuidado.
Além disso, veja abaixo algumas dicas mais práticas que podem te ajudar a minimizar essas situações:
1. Estruturar a gestão de compliance
O compliance nada mais é que estar em conformidade com as regras e normas de determinado local.
Nesse caso, para evitar fraudes, corrupção e abusos, é essencial fortalecer o compliance da sua companhia, investindo até mesmo em um time voltado especificamente para a gestão de compliance.
Para isso, é primordial:
- Comunicação entre os setores e colaboradores;
- Encorajamento ao diálogo;
- Incentivo à melhoria e aprimoramento dos funcionários;
- Jamais camuflar erros e agir em conformidade com ações de má-fé;
- Centralizar as ações de correção de conduta;
- Ter um código de conduta estruturado e exigir que seja cumprido.
2. Estudar sobre o mercado empresarial e se prevenir
A gestão de riscos de uma empresa leva em consideração fraudes, riscos de mercado, riscos de crédito, dentre outras ações que podem impactar negativamente a sua empresa.
Portanto, para garantir que tais atos não destruam (ou desestabilizem) a organização, é essencial estudar estes temas a fundo e garantir que você esteja preparado para as tempestades.
Consuma conteúdos sobre o assunto, como o nosso Guia de Gestão de Riscos Financeiros, feito em parceria com a Runrun.it, para aprender como encaixar na sua realidade e começar a aplicar o quanto antes no seu negócio de forma eficiente!
3. Investir em tecnologia de ponta a custo acessível
Para ter mais controle sobre gastos, análise de dados e informações corretas para a gestão de reembolsos corporativos na sua empresa, conte com o VExpenses.
Além de serviços online, ela possui planos para empresas de todos os tamanhos e tipos de atuação.
A plataforma oferece serviços como o Hórus, Intelliscan e Conciliação de Cartão Corporativo que podem te ajudar a evitar diversos tipos de fraudes.
Para saber mais como o VExpenses se encaixa na sua realidade, e como nossos serviços podem ajudar sua empresa a acabar com gargalos financeiros, solicite contato com um de nossos especialistas agora mesmo!
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