História de Sucesso VExpenses: Truck Center

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Entenda como a Truck Center conseguiu deixar seu processo de reembolso mais confiável e ágil, aumentando sua receita líquida e gerando uma economia de aproximadamente R$6.000,00.”

História de sucesso VExpenses -  Truck Center
Marielli Schmidt
Líder de Assistência Técnica na Truck Center

“Fazendo uma projeção de um ano sem o VExpenses, o gasto com reembolso seria de 3% em cima da receita líquida. Já com o aplicativo, a projeção seria de 0,26%.”

O que você verá nesse case?

Um dos grandes problemas com processos financeiros excessivamente manuais são as fraudes que podem ocorrer entre as etapas do processo. Além de exigir grande esforço e tempo tanto por parte de quem iniciou o processo, quanto para quem o fiscaliza, conflitos entre diferentes áreas também podem surgir, criando um clima organizacional desfavorável.

Ao que diz respeito ao reembolso de despesas, isso também pode acontecer. A utilização de fichas para preenchimento manual ou planilhas na elaboração do relatório de despesas dos colaboradores pode ser um ponto de tensão e de possíveis fraudes na organização.

Para isso, a tecnologia vem auxiliando, cada vez mais, a solucionar problemas de transparência nas empresas.

Entenda como a Truck Center utilizou o VExpenses a favor da transparência e da agilidade no seu processo de prestação de contas e conseguiu aumentar a confiabilidade no ambiente de trabalho.

Sobre a Truck Center

A Truck Center está presente no mercado desde 1988, se dedicando à fabricação, comercialização, treinamento e assistência técnica de equipamentos para alinhamento, balanceamento, montagem e desmontagem de pneus e acessórios.

Localizada no estado do Paraná, atende também todo o Brasil. Assim, a empresa reúne experiência e tradição, se adaptando às necessidades do mercado em que atua, ao oferecer qualidade e tecnologia nos produtos que vende. Desse modo, a Truck Center busca construir um relacionamento sólido e duradouro com seus parceiros e fornecedores, em especial no ramo automotivo.

O Desafio

A Truck Center possui uma equipe de consultores que atuam no território brasileiro, tendo, portanto, que realizar viagens constantemente. Assim, o reembolso de despesas e, principalmente, o reembolso de quilometragem já fazia parte da rotina dos colaboradores.

O processo de reembolso era completamente manual. Para isso, os funcionários recebiam uma ficha para adicionar as despesas e os percursos. As rotas percorridas eram colocadas na ficha sinalizando o ponto de partida e de chegada, junto com a quilometragem.

Posteriormente, a supervisora da área de assistência técnica da Truck Center, Marielli Schmidt, fazia a conferência das fichas, analisando se a distância sinalizada na ficha estava correta. Houve vezes em que, após a checagem nos mapas online, Marielli constatava uma diferença de 100 a 200 quilômetros do percurso real para o indicado na ficha.

“O grande problema era com o gerenciamento de despesas de km rodado, havia uma desconfiança com omissão de dados”

Além disso, todas as notas fiscais referentes à prestação de contas eram escaneadas e enviadas por e-mail, juntamente com a ficha de despesas. Dessa forma, Marielli precisava buscar dentre todas as notas enviadas, qual era referente a cada despesa lançada pelo colaborador e conferir se estava certa. Assim, a confiabilidade no processo era considerada muito baixa pela empresa.

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Por fim, o tempo de execução do processo de reembolso – desde seu início até seu fim – também era um problema. Anteriormente, na Truck Center, o pedido de reembolso pelos colaboradores poderia ser feito até o final do mês, e a conferência das despesas e dos percursos poderia ser realizada até a primeira semana do mês seguinte. Mas, com o grande número de consultores e, portanto, a grande quantidade de fichas geradas, a checagem era muito demorada e, em caso de contestação, a comunicação com o colaborador era bastante truncada.

O Processo

Entendendo que era necessário melhorar o processo de reembolso de despesas na Truck Center, Marielli começou a buscar por soluções para esse problema. Assim como muitas empresas, a Truck Center ainda não conhecia a mais completa plataforma para reembolso de despesas: o VExpenses.

Foi através de uma busca por reembolso de quilometragem no Google que Marielli entrou em contato com o universo tecnológico das soluções de reembolso de despesas. A partir de então, a supervisora da área de assistência técnica teve certeza que essa ferramenta poderia ajudá-la a resolver os problemas de tempo e confiabilidade no processo de reembolso da Truck Center.

Inicialmente, o teste foi um desafio para os colaboradores, que estavam acostumados com o sistema de reembolso manual. Além disso, a fase de transição foi a mais crítica do processo, pois as fichas ainda eram utilizadas ao mesmo tempo que a plataforma de reembolso.

Porém, a equipe de suporte do VExpenses se fez essencial nestes momentos e estava sempre de prontidão orientando a equipe da Truck Center sobre as melhores práticas para a boa utilização da plataforma. E assim, com o tempo, o VExpenses foi tendo uma boa aceitação entre os colaboradores, conforme o uso se expandia dentro da empresa.

“O sistema se aperfeiçoou muito à empresa.”

Atualmente, 100% dos colaboradores utilizam o VExpenses e gostam do sistema, pois conseguem ver a praticidade gerada por ele.

“Os usuários, até os que não utilizam da forma correta/prática, elogiaram muito. Não tem necessidade de guardar notinha.”

Resultados

Os processos de reembolso de despesas se tornaram mais ágeis e menos burocráticos para todos os colaboradores que usufruem desse serviço. Dessa forma, a empresa como um todo aderiu à utilização do sistema e veem muito valor na plataforma, principalmente nas três funções preferidas da Truck Center: gestão de percursos por GPS e por mapa, lançamento de despesas normais e a aba de gestão, que permite visualizar todos os relatórios.

“O financeiro se deu muito bem. Ficou mais fácil para mim, que confiro os relatórios, e até para o usuário.”

Marielli também se lembra do tempo gasto com a checagem das fichas e como a comunicação era difícil entre ela e o restante dos consultores que prestavam contas. Além disso, ressalta que um dos grandes problemas de perda das notas fiscais já não ocorre mais, aumentando a confiabilidade no processo.

“Antes perdia-se tempo na conferência, em questionar o colaborador. Hoje já sai o mapa, a foto da despesa, o relatório é aberto e conferido rapidamente. A reprovação e a correção são muito mais rápidas.”

Os benefícios gerados pelo VExpenses para a Truck Center não se limitam apenas à melhoria do processo de reembolso de despesas. Segundo Marielli, a receita líquida nos últimos 5 meses (período de uso do VExpenses) foi maior que a receita antes do VExpenses.

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Além disso, considerando as quantidades que pagaram de reembolso nos 7 meses anteriores ao uso da plataforma em relação aos 5 meses de uso de VExpenses, houve uma economia de aproximadamente R$6.000,00.

“Fazendo uma projeção de um ano sem o VExpenses, o gasto com reembolso seria de 3% em cima da receita líquida. Já com o aplicativo, a projeção seria de 0,26%.”

Marielli ainda afirmou que até o processo de entrantes melhorou.

“A empresa se sentiu atualizada, pois ao entrar, ao colaborador já deve baixar o aplicativo, e isso mostra que a empresa está se aliando às novidades do mercado.”

Essa foi a história da trajetória de sucesso entre VExpenses e a Truck Center, e a próxima pode ser da sua empresa! Experimente os benefícios de ser cliente VExpenses e venha revolucionar a maneira de fazer reembolso você também!

Isabelle Piccolo


Encantada pelo mundo do marketing, buscando, cada vez mais, pode entregar valor para as pessoas através do conteúdo. Faço parte do time VExpenses e ajudo a mudar a realidade, afinal: o tempo não tem reembolso.

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