Fazer o controle de despesas da empresa de maneira eficiente é fundamental para o bom funcionamento de todas as áreas. Sem planejamento e organização, qualquer tipo de despesa pode acarretar em um problema financeiro no final do mês.
Na teoria, temos que os gastos de uma empresa são classificados em custos e despesas. No entanto, gastos, custos e despesas são comumente usados como sinônimos.
O que é controle de despesas?
O controle de despesas na empresa, pode ser entendido de maneira mais ampla como o controle de gastos, envolve a organização e monitoramento dos gastos da empresa. Um dos principais objetivos do controle de despesas na empresa é manter a saúde financeira do negócio.
Assim, também é comum o entendimento de que o controle de despesas da empresa é o ato de manter controlado os gastos, dentro do planejamento, com um fluxo de caixa saudável.
Assim, podemos definir que o controle de despesas na empresa deve:
- Organizar as despesas
- Monitorá-las
- Mantê-las dentro do planejado
- Ser feito com conjunto com o controle de fluxo de caixa, para manter a saúde financeira da empresa
O controle de custos e despesas na empresa é importante para um bom planejamento orçamentário.
Além disso, o controle de despesas na empresa é essencial para que os gastos tenham um direcionamento correto, para reservar dinheiro para os gastos fixos e para identificar oportunidades de redução de gastos e investimentos, mantendo a saúde financeira.
Como se classificam os gastos de uma empresa?
Os gastos são as saídas de recursos financeiros da empresa. Assim, essencialmente, dividem-se custos e despesas.
Os custos são os gastos diretamente necessários para produzir produtos, para adquirir mercadorias para venda ou para oferecer os serviços da empresa.
São os gastos necessários para obter o produto final ofertado pelo negócio, seja uma mercadoria ou serviço.
Exemplos de gastos considerados custos:
- gastos gerais de fabricação;
- embalagens;
- manutenção;
- contas de água, luz e internet;
- mão de obra;
- aquisição de mercadoria para a venda e serviços e demais matérias-prima;
- salários e encargos de colaboradores que prestam serviços;
- depreciação de máquinas e equipamentos.
Assim, quando a empresa é uma prestadora de serviços, os custos são os gastos envolvidos na prestação dos serviços – que são a atividade final da empresa.
As despesas são os gastos necessários para a manutenção do negócio e administração da empresa.
Diferente dos custos, as despesas não são ligadas diretamente à produção, venda de mercadorias adquiridas ou prestação do serviço em si.
Normalmente as despesas da empresa englobam as áreas: financeira, comercial, marketing e desenvolvimento de produtos.
Exemplos gastos que são considerados despesas:
- aluguel do prédio, sala ou galpão;
- energia elétrica;
- materiais de escritório;
- comissão de vendedores;
- salário dos setores administrativos;
- gastos com equipes externas e visitas a clientes;
- gastos com estrutura e lanche fornecidos pela empresa;
- ações de marketing.
Em relação às despesas, é bastante comum que sejam arcadas inicialmente por funcionários em atividades a trabalho – como visita a clientes, vendas externas, viagens corporativas.
São exemplos de despesas, nessas situações: alimentação, transporte (táxi, km rodado, passagens aéreas/rodoviárias) e hospedagem.
É obrigatoriedade da empresa arcar com as despesas corporativas, o que pode ser feito de maneira direta, por reembolsos ou adiantamentos.
No controle de despesas da empresa a prestação de contas dos funcionários é essencial. Por meio da prestação de contas, os funcionários que realizaram os gastos informam como, quando e para qual finalidade tal dinheiro foi usado, além de comprová-lo.
Como fazer o controle financeiro de uma empresa?
1. Mapear todas as entradas e saídas
Para além do controle de despesas da empresa, é necessário mapear todas as entradas e saídas do negócio. Ou seja, todas as receitas, custos, despesas e investimentos.
Isso garantirá informações para um controle financeiro completo.
2. Definir um processo para o controle financeiro
Tanto para o controle de despesas da empresa, quanto para o controle financeiro geral, é necessário definir um processo.
Como será feito esse controle? Quais ferramentas serão usadas? Será usada uma planilha? Como será seu modelo? Serão usadas ferramentas como ERP ou ferramenta de gestão de despesas?
Quem participará desse processo? Quem atualizará os dados e quem será o responsável pela gestão do controle financeiro? Quem fará relatórios com base nesse controle?
Como será o fluxo do processo de controle financeiro? Pensando nessas questões, é possível estruturar esse processo e difundi-lo como padrão entre a equipe.
3. Categorizar todos os custos e despesas
Para tornar os dados significativos é necessário categorizar os custos e despesas, o que deve ser feito conforme a realidade do seu negócio.
Categorizar os gastos ajuda no controle de despesas da empresa – tornando possível fazer um melhor planejamento financeiro, prever custos e despesas e identificar oportunidades de cortes conforme as necessidades do negócio.
Assim, além de categorizar os gastos em despesas e custos, é interessante classificar os custos e despesas em:
- Despesas e custos fixos e variáveis;
- Categorias de despesas por tipo (ex: alimentação, materiais de escritório, mão de obra de departamentos administrativo, investimentos em marketing, transporte, passagens aéreas para viagens corporativas, hospedagem);
- Categorias de despesas por departamento.
4. Fazer o controle de fluxo de caixa
Para o controle de despesas da empresa eficaz, faça também o controle de fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é o controle da movimentação financeira da empresa (entradas e saídas), incluindo despesas, custos, investimentos e receitas.
No fluxo de caixa você acompanha as entradas e saídas de dinheiro conforme os prazos de contas a pagar e contas a receber – gerando previsibilidade financeira e evitando descumprimento de prazos para pagamentos.
5. Implementar boas práticas no controle de despesas da empresa
Existem uma série de boas práticas para manter sob controle as despesas na empresa. Veja algumas dicas!
Faça planejamento financeiro
O controle de despesas da empresa é simplificado quando há um planejamento financeiro como norte. Quanto maior a previsibilidade, maior o controle sobre as despesas da empresa.
Use ferramentas adequadas
As planilhas auxiliam o controle de despesas da empresa, mas este pode se tornar mais eficaz com ferramentas que geram relatórios gerenciais e possuem integração com outros sistemas.
Por exemplo, o VExpenses para a gestão de despesas de funcionários e reembolso.
Separe os gastos pessoais das despesas corporativas
É essencial para o controle de despesas da empresa, que não haja mistura com gastos pessoais. Além da organização, evita-se fraudes no negócio.
Monitore todas as despesas
Para melhor controle de despesas na empresa, é preciso registrar e monitorar todas elas – por menores que sejam.
Pequenos gastos tendem a passar despercebidos e somados, deixam lacunas maiores no caixa, sem deixar saber para onde o dinheiro foi.
Por isso, é interessante categorizar todos os gastos e não fazer apenas um acompanhamento superficial de faturas de cartão corporativo e movimentações bancárias.
Otimize a prestação de contas
É comum na empresa que os funcionários realizem as despesas e tenham que prestar contas. Formalize esse processo, tão essencial para o controle de despesas na empresa.
Tenha políticas de despesas corporativas
Para melhorar o controle de despesas na empresa, determine regras para os funcionários em relação às despesas corporativas.
Faça planejamento tributário
O planejamento tributário permite que você reduza despesas com impostos de maneira legal, auxiliando no controle de despesas da empresa.
Faça conciliação bancária
Conciliação bancária é realizar o confronto das informações da conta bancária da empresa com o controle feito pelo departamento financeiro – sendo essencial para o controle de despesas da empresa.
Faça gestão de reembolsos
A gestão de reembolsos é essencial para o controle de despesas da empresa.
Para uma boa gestão de reembolsos e controle de despesas corporativas, é essencial:
- Ter uma política de reembolso de despesas
- Usar uma ferramenta para otimizar o processo de reembolsos
- Exigir comprovantes de despesas corporativas para reembolso
Controle os gastos com o cartão corporativo
Para o controle de despesas na empresa, controlar os gastos com o cartão corporativo também é essencial.
Qual a melhor forma de controlar os gastos da empresa?
A melhor forma de controlar os gastos da empresa é contar com ferramentas adequadas para isso.
O uso de sistemas ERP e sistemas de gestão de despesas melhoram o controle de despesas da empresa. Por isso, considere esse tipo de solução.
Caso deseje começar a aprimorar o controle de despesas da sua empresa, mas não pode ainda contar com uma ferramenta, utilize um modelo padrão de planilha.
Como fazer uma planilha de gastos de uma empresa?
Para o controle de despesas da empresa, é possível criar uma planilha simples para iniciar esse controle, se não puder contar com uma ferramenta.
Nesse sentido, você pode criar uma planilha dividida em abas.
Antes de começar, é interessante mapear seus gastos, como recomendamos acima.
Na primeira aba, defina as categorias de todos os gastos por área ou tipo. Você pode ainda considerar as áreas como categorias e os tipos como subcategorias.
Crie uma aba para para o controle mensal, que será replicada para os próximos meses.
Nessa aba de controle de despesas da empresa, sugerimos colocar no mínimo as seguintes colunas:
- Data
- Categoria da despesa
- Subcategoria da despesa
- Quantidade
- Valor unitário
- Valor total
- Colaborador que gastou
- Observação (campo livre, caso seja necessário colocar alguma observação)
A partir desses dados, é possível aprimorar a planilha, criando fórmulas para:
- Somatória das despesas por mês;
- Somatória de despesas anual;
- Somatória por categorias (em cada mês e total);
- Somatória de despesas por colaborador (em cada mês e total);
Com base nesse tipo de cálculo, é possível ainda criar gráficos para analisar visualmente os dados.
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