Viagens a trabalho são de grande valia, pois podem trazer diversos benefícios para a empresa, como a expansão de um projeto ou ampliação da rede de atendimento, por exemplo. Neste contexto, é fundamental saber como planejar logística para uma viagem corporativa para que a experiência seja positiva para o colaborador e a empresa possa se beneficiar com os resultados.
O planejamento adequado da logística para viagens corporativas, além de garantir a utilização apropriada dos recursos financeiros, é o que vai garantir a boa produtividade do colaborador.
É a logística bem traçada e aplicada que ajudará a reduzir, ao máximo, a probabilidade de riscos, garantindo o conforto e a satisfação dos funcionários envolvidos na missão corporativa fora do escritório.
No entanto, para que tudo ocorra da melhor forma possível, alguns aspectos fundamentais precisam ser considerados a fim de promover uma gestão eficiente e inteligente do mapeamento de viagem a trabalho.
Para te auxiliar nessa missão, separamos algumas dicas para gerenciar adequadamente a logística de uma viagem corporativa e organizar uma viagem de sucesso. Veja a seguir como planejar logística para uma viagem corporativa!
O que é planejamento logístico e para o que serve?
Logística é um termo que engloba tanto organização quanto contabilidade.
É a peça-chave para que as empresas obtenham êxito em seus negócios e na execução de operações, alcançando a satisfação de seus clientes ou funcionários.
No que se refere ao planejamento de viagens corporativas, a logística envolve desde a definição das datas e do meio de transporte até a gestão de reembolso dos gastos da viagem.
Por isso, antes de explicarmos como planejar a logística para uma viagem corporativa é preciso que você saiba que a empresa deve ter dois pontos bem definidos:
1. Política de viagens corporativas para a empresa
O segredo para a gestão de viagens corporativas bem sucedidas é ter uma política de viagens clara e bem definida.
Isso nada mais é do que possuir um documento oficial que contenha a descrição de todos os critérios e normas fundamentais para que a viagem de negócios aconteça.
Estamos falando, por exemplo, do orçamento disponível, das regras de reembolso, as práticas de segurança que devem ser seguidas pelo profissional em viagem, entre outras questões.
2. O reembolso das despesas dos funcionários
Essa é uma etapa muito importante ao organizar uma viagem corporativa. E deve ser muito bem cuidada para evitar conflitos posteriores no retorno do colaborador.
A empresa deve deixar claro sua política de reembolso de despesas corporativas antes da ocorrência da viagem.
Como dito anteriormente, é preciso ter um documento oficial informativo, onde deve constar que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários durante o período da viagem, desde que eles estejam ligados ao objetivo, ao itinerário e respeitem os limites propostos no mapeamento de viagens corporativas da empresa.
E essa deve ser uma explicação discriminada nos mínimos detalhes, como por exemplo, explicitando qual valor diário será ressarcido para alimentação e transporte.
É sempre importante lembrar ao colaborador que todos os gastos devem ser devidamente documentados (notas fiscais e recibos) para facilitar o controle.
Nesse caso, é recomendável contar com uma plataforma específica que ajude e facilite o controle do reembolso de despesas e a prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses, para que não haja perda de tempo desnecessária.
Além disso, vale ressaltar novamente que mais importante do que definir esses dois pontos, é ter clareza e objetividade ao repassar adequadamente as informações aos funcionários.
O que é gestão de viagens corporativas na empresa?
Em linhas mais simples, a gestão de viagens corporativas é quem ficará responsável por esquematizar toda a logística das viagens corporativas.
A gestão costuma articular todos os pormenores de uma viagem corporativa. E se encarrega desde a elaboração e implantação de uma política de viagens corporativas até o planejamento das viagens.
A gestão de viagens corporativas pode ser feita internamente ou terceirizada através de empresas específicas, como as TMCs.
Existem prós e contras na adoção de qualquer dos dois tipos de gestão de viagens corporativas e, por isso, a escolha deve se basear no formato que melhor atenderá as necessidades da sua empresa.
Estabeleça quais serão as prioridades dessa gestão, se será o planejamento das viagens ou gerir a estratégia das viagens corporativas, como cuidar dos custos, indicadores de desempenho, etc.
Tendo essas questões em mente, é importante que se faça uma pesquisa bem detalhada por um profissional que possa atender a todas as necessidades e demandas já estabelecidas. E a partir de então fica mais fácil decidir se a gestão das viagens corporativas será internalizada ou terceirizada.
Quais as vantagens em ter uma gestão de viagens corporativas?
1. Redução de custos
Ao contar com uma gestão específica para as viagens corporativas, você deixa de sobrecarregar outras áreas da sua empresa, como o departamento financeiro, possibilitando que esses profissionais foquem em atividades core do negócio.
Assim, você já diminui o impacto negativo na produtividade dos seus colaboradores, melhorando até mesmo o ROI de um funcionário e das viagens corporativas em si.
2. Cumprimento da política de viagem corporativa
Outra grande vantagem de se ter uma gestão de viagens corporativas na empresa é que um dos objetivos principais desses funcionários será garantir que a política de viagem seja atendida em todos os pormenores.
Afinal, é responsabilidade da gestão de viagens corporativa prezar para que toda a política da viagem seja exercida de maneira correta e criteriosa.
Assim, tanto a empresa, quanto os colaboradores ficam mais tranquilos e seguros na realização das viagens corporativas, já que qualquer inconveniente pode ser mitigado com mais facilidade.
3. Apoio estratégico
Além das duas vantagens anteriores, a gestão de viagens corporativas também é capaz de oferecer apoio estratégico para a empresa.
Seja uma equipe interna ou de uma parceria terceirizada, a gestão de viagens corporativas terá mais especialidade em planejar tanto a logística da viagem, quanto adequar a sua assistência às necessidades da empresa. Sejam essas necessidades comerciais, financeiras, de pessoal ou qualquer área afim.
Imprevistos e empecilhos podem acontecer em qualquer viagem corporativa, logo, é de grande vantagem que a equipe gestora tenha completo conhecimento sobre as demandas do negócio para conseguir agir rápido.
4. Resolução de problemas
Uma gestão específica para viagens corporativas conseguirá ter uma expertise na gestão de crises e solução de problemas ligadas a essas atividades.
Então, a habilidade de contornar qualquer imprevisto será a mais ágil possível, sem mobilizar ou sobrecarregar outros departamentos da empresa.
Mais um ponto para que sua equipe tenha uma viagem segura e confortável.
Como planejar logística para uma viagem corporativa usando as melhores práticas?
Com a política de viagens e reembolso bem definida e devidamente repassada aos funcionários, chegou o momento de saber como planejar logística para uma viagem corporativa adequadamente.
Confira algumas dicas importantes para considerar ao elaborar os roteiros de viagens a trabalho na sua empresa.
1. Defina o transporte ideal
Alguns elementos ajudam a direcionar essa escolha como: distância, tempo de deslocamento, trajeto e, claro, o orçamento disponível.
Entre os meios de transporte mais comuns no planejamento de viagens corporativas estão:
Avião
A opção mais rápida, segura e cômoda, sendo perfeita para viagens corporativas de longa distância ou de maior urgência. Mas é preciso considerar fatores de risco como atrasos, tempo de conexão e possível perda de bagagem.
Muitas vezes, optar pela viagem de avião acaba encarecendo o orçamento. Uma dica para evitar essa consequência é se planejar e dar preferência para a compra de passagens com antecedência, aproveitando promoções e benefícios oferecidos para estas categorias.
Carro
Proporciona mais liberdade ao funcionário, muito recomendado quando a viagem é de curta distância e exige compromissos em locais diferentes.
Mas lembre-se, ao ponderar as viagens feitas com carros particulares em detrimento dos outros meios de transporte, você deve levar em consideração o valor de reembolso do km rodado.
Nesse caso, você pode baixar nosso kit sobre Como Calcular o Valor do Km Rodado para Reembolso, e obter o valor a ser usado na sua empresa com mais precisão.
Ônibus
É uma opção mais acessível para destinos de curta distância, assim como o carro. Porém, deve ser levado em conta o valor que será gasto com os transportes extras dentro da cidade, no caso de uma viagem intermunicipal.
Transfer Privativo
Oferece maior conforto e segurança ao colaborador que não precisa dirigir até o local do trabalho. É indicado para viagens entre cidades próximas ou mesmo como traslado do aeroporto até o hotel.
2. Considere todos contratempos possíveis
O planejamento de viagem a trabalho deve considerar, também, os possíveis imprevistos e contar com um plano de contingência. Veja no que você deve ficar de olho:
- Passagens esgotadas;
- Atrasos que comprometam a presença do funcionário do evento ou reunião;
- As distâncias mais longas podem implicar em muitas paradas e atrasos;
- Perda do transporte;
- Problemas climáticos;
- Condições precárias das estradas;
- Demora para mudar de um meio de transporte para outro;
- Cancelamento de vôo;
- Acidentes ou necessidade de manutenção do veículo.
O planejamento de viagem a trabalho é uma tarefa delicada que envolve muitos processos trabalhosos. O ideal é automatizar o máximo de processos possíveis, principalmente o que estiver relacionado à contabilidade.
Cálculos e projeções de reembolso jamais devem ser feitos manualmente, pois é uma atividade que está sujeita à ocorrência de falhas. Você pode utilizar uma planilha potente ou, de preferência, abusar da tecnologia com um software especializado.
O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas corporativas que possui integração com sistemas ERP, o que facilita, agiliza e torna o controle financeiro da empresa mais seguro.
Em qualquer viagem a trabalho os gestores precisam garantir que seus colaboradores cheguem pontualmente aos eventos.
Entretanto, deve-se levar em conta o máximo de segurança e conforto possíveis, considerando o melhor bem-estar aos funcionários. E, para isso, é preciso levar em consideração as precauções que citamos aqui.
Elas são fundamentais não somente para garantir o sucesso da viagem como também para assegurar uma boa motivação e produtividade dos colaboradores.
A exata compreensão de todos os elementos envolvidos no mapeamento de viagem a trabalho é essencial para a logística e planejamento adequados para atender à demanda da empresa, com tudo ocorrendo de forma satisfatória para toda a equipe.
Essas foram as nossas dicas de como planejar logística para uma viagem corporativa. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário para podermos auxiliar a sua demanda!