Política de reembolso de despesas corporativas: aprenda como fazer

O que é uma política de reembolso de despesas?

De forma simples, a política de reembolso é um conjunto de normas que regulamenta os reembolsos em determinada empresa, e que guiará como esse processo irá ocorrer dentro da sua empresa.

A política de reembolso de despesas é muito importante para empresas que trabalham com viagens corporativas, vendedores externos, representantes comerciais e outros profissionais que paguem determinadas despesas do trabalho com seu próprio dinheiro, e tenham direito a reembolso dessa quantia por parte da empresa.

Neste artigo, você irá entender os benefícios de ter uma política de reembolsos de despesas e como estruturá-la em 10 passos fundamentais.

Como funciona a política de reembolso?

Como dissemos anteriormente, a política de reembolso de despesas de uma empresa é um conjunto de normas que regulamenta esse processo dentro de uma empresa.

Por isso, a política de reembolso irá funcionar como um manual, detalhando todas as fases e exigências do processo de reembolso de despesas corporativas. Desde como devem ser feitos os relatórios de despesas, até o prazo e forma de recebimento do dinheiro.

A política de reembolso da empresa irá agir dentro de toda situação que exigir um gasto extra por parte do funcionário para a realização da atividade profissional. O que pode ocorrer em situações como:

• reembolso de compra de passagens de avião para viagem corporativa;
• reembolso de gasto com hotel durante viagem corporativa;
• reembolso de gastos em restaurantes para almoços e jantares de negócios;
• reembolso de táxi para deslocamento em atividades de trabalho;
• reembolso de abastecimento de carro da empresa;
• reembolso de compra emergencial de material de escritório;
• reembolso de conserto de eletrônicos (smartphone, tablet, computador) que são usados pelo indivíduo mas pertencem à empresa.

Assim, a principal função da política de reembolso da empresa será regulamentar como o processo deve ocorrer para cada uma dessas situações, a fim de assegurar o compliance dentro da empresa.

Por isso, é muito importante que as regras e procedimentos da política de reembolso de despesas sejam consistentes, independentemente da causa do reembolso.

Vantagens de uma política de reembolsos de despesas bem estruturada

As política de reembolso para consumidores são bastante difundidas, sendo responsáveis por nortear o processo para que um cliente receba seu dinheiro de volta em casos com problemas na entrega ou desistências da compra, por exemplo. No entanto, não são tantas empresas que aderem à formalização de regras para reembolso de funcionários.

Ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada ajuda a ter maior controle sobre os gastos da empresa, o que é essencial para verificar a viabilidade dos serviços prestados, planejar ações e orçamentos realistas e otimizar a gestão financeira do negócio.

Além disso, traz como vantagem a possibilidade de otimizar o processo de reembolso, uma vez que definir um conjunto de regras e procedimentos pode torná-lo mais rápido, eficiente e eficaz, minimizando situações imprevistas e incertezas no processo.

Com um processo de reembolso otimizado, a equipe financeira/administrativa pode ter mais tempo e recursos para realizar outras atividades importantes para o negócio.

Para os funcionários, uma política de reembolsos sólida também agrega grande valor, fazendo com que sejam reembolsados de maneira mais justa e organizada, além de dar previsibilidade de datas e clareza nos reembolsos.

A política de reembolso de despesas é  essencial para viagens corporativas, em visto do alto volume de despesas por parte dos funcionários, e impacta diretamente na gestão deste tipo de viagem.

Quais os tipos de política de reembolso de despesas mais comuns?

Por funcionar como um manual para o processo de reembolso dentro da empresa, idealmente a política de reembolso de despesas deve prever todas as situações possíveis.

Porém, como muitas vezes não é possível prever todas as situações, o mais importante é que a política de reembolso da empresa tenha certa flexibilidade a fim de abarcar todas as necessidades do negócio.

Assim, os tipos mais comuns de políticas de reembolso são: a política de reembolso de despesas simples e a política de reembolso de despesas detalhada.

Mas, antes de decidir qual das duas você irá adotar, é importante entender o contexto atual da sua empresa. Afinal, apesar de ser preferível ter uma política de reembolso detalhada, em algumas situações ter uma política de reembolso simples é mais vantajoso e facilita o processo dentro da empresa.

Ou seja, se a sua empresa é pequena e o processo de reembolso não é algo que ocorre com tanta frequência na sua rotina, optar pela política de reembolso simples pode ser o melhor caminho.

Já se o contexto atual da sua empresa for o oposto, é aconselhável adotar a política de reembolso completa.

Veremos mais sobre cada uma a seguir. Antes, porém, recomendamos que já acesse nossa ferramenta gratuita de criação de política de reembolso de despesas.

Com a ferramenta, você conseguirá criar tanto uma política de reembolso simples, quanto uma política de reembolso detalhada em poucos minutos. Basta responder a algumas perguntinhas básicas e baixar o documento.

E o melhor, te entregamos ela em formato .docx para caso você queira personalizar o documento ainda mais!

Vamos agora aos detalhes de cada tipo de política de reembolso de despesa:

1. Política de reembolso simples

A política de reembolso simples trata-se de uma política de reembolso mais genérica. Ou seja, nesse tipo de política, as diretrizes não são abertas a muitos detalhes e, assim, o documento é constituído das boas práticas do processo de prestação de contas.

O objetivo principal deste modelo de política de reembolso é definir os critérios básicos do processo, para que a prestação de contas das despesas ocorra sem grandes problemas para qualquer um dos envolvidos.

Se você optar por este tipo de política de reembolso, precisará definir algumas diretrizes gerais como:

• Quais despesas são consideradas reembolsáveis ou não;
• Quais informações precisam constar na solicitação de reembolso de despesas;
• Os documentos aceitos para prestação de contas;
• Para quem o funcionário deve entregar os documentos.

No nosso Criador de Política de Reembolso de Despesas, para gerar uma política de reembolso simples, basta selecionar a opção “Não se aplica? clique aqui!” sempre que ela aparecer.

2. Política de reembolso detalhada

A política de reembolso detalhada – ou completa – trata-se de um documento mais robusto, com mais detalhamentos para cada condição.

Por exemplo, na política de reembolso detalhada normalmente existe um limite de gasto por tipo de refeição, e não apenas por dia. Ou então, critérios diferentes para diferentes hierarquias de cargos dentro da empresa.

A quantidade de detalhes e quais detalhes a sua política de reembolso irá abranger dependerá totalmente das necessidades da sua empresa.

No entanto, é muito importante que os detalhes consigam atender com exatidão às necessidades do negócio. Por isso, o ideal é que você crie a sua própria política de reembolso ao invés de utilizar uma política já existente de outra empresa, já que cada negócio tem sua própria necessidade.

No Criador de Política de Reembolso de Despesas você consegue especificar mais detalhes dos critérios da sua empresa. Basta preencher os campos de detalhamentos.

Aproveite para acessar a ferramenta agora mesmo!

10 passos para estruturar uma política de reembolsos para funcionários

A política de reembolso de despesas tem como objetivo estabelecer e deixar claro quais despesas são reembolsáveis aos funcionários, como é calculado o valor que será reembolsado, como o processo de reembolso ocorrerá e quais procedimentos e regras devem ser respeitados por parte dos funcionários e da empresa para que o reembolso ocorra.

A seguir você confere 10 passos essenciais para estruturar uma política de reembolso de despesas completa.

1. Determine a elegibilidade na política de reembolsos

Um primeiro fator a ser estabelecido é a elegibilidade. Quem poderá solicitar e receber reembolsos de acordo com a política que está sendo estruturada? Todos os funcionários e prestadores de serviço ou apenas um determinado grupo?

É importante responder essas perguntas e caso a sua política de reembolsos tenha regras e procedimentos diferentes de acordo com o tipo de cargo, por exemplo, é essencial deixar bem claro a elegibilidade das normas para cada grupo em questão.

2. Defina quais despesas são reembolsáveis e quais valores serão reembolsados

Nem todas as despesas que um funcionário ou prestador de serviço terá a trabalho precisam e devem ser reembolsadas.

Um primeiro passo é olhar as regulamentações legais do regime de contratação dos colaboradores (CLT ou MEI) e as convenções coletivas das categorias elegíveis na política de reembolso. Com isso, você descobrirá quais despesas devem obrigatoriamente ser reembolsadas.

Despesa com refeição, por exemplo, são previstas na CLT como responsabilidade da empresa. O valor que deve ser destinado ao vale refeição do colaborador, por sua vez, costuma ser definido nas convenções coletivas da categoria, variando de uma categoria para outra.

Outros exemplos de despesas reembolsáveis bastante comuns são as despesas envolvidas em viagens corporativas como gastos com passagens aéreas ou terrestre, quilometragem rodada, aluguel de carro, estacionamento, hospedagem e telefonia.

Até mesmo emergências médicas podem ser previstas na política de reembolso de despesas.

Após observar as legislações e todas as despesas que os funcionários e prestadores de serviço têm com o trabalho, escolha quais delas são reembolsáveis, não sendo necessário se restringir apenas ao reembolso de despesas legalmente obrigatório.

Feito isto, é necessário calcular o valor que será restituído ao colaborador para cada despesa. Neste caso, deve-se observar as particularidades de cada tipo de despesa e estabelecer como será feito o cálculo do valor a ser reembolsado por ela.

Deve-se prever se o reembolso de cada despesa será integral com base na prestação de contas por parte do colaborador ou se haverá um valor fixo a ser reembolsado.

Atente-se também à questão das diferentes categorias de trabalhadores. O reembolso de determinadas despesas será o mesmo para todas as categorias? Deixe isso bem claro na política de reembolsos.

3. Estabeleça quais serão os prazos envolvidos no reembolso

Para melhor controle da gestão financeira, é primordial que se defina os prazos envolvidos no processo de reembolso, evitando solicitações tardias e desentendimentos, bem como praticando uma política de reembolsos transparente.

Assim, deve-se definir qual é o prazo para a solicitação de reembolso à partir da data da despesa e qual o prazo para a empresa reembolsar. Nesse caso, é possível estabelecer diferentes prazos para reembolso de acordo com a prioridade das despesas.

4. Defina como será o procedimento para solicitar reembolso

O quarto passo é definir como será o procedimento para solicitar reembolso.

Qual serão os requisitos para solicitar um reembolso além de ser uma despesa elegível? E quando a despesa não gerar nota fiscal, será feito ou não o reembolso? Quais serão as mudanças no processo?

Como o funcionário prestará contas para solicitar o reembolso? Ele deverá apresentar a nota fiscal física? A prestação de contas será feita via planilha, papel ou aplicativo para gestão de reembolsos? Quais serão as ferramentas utilizadas no processo?

Quais informações devem constar na prestação de contas para melhor controle financeiro? Data, gasto, descrição da despesa, forma de pagamento, nota fiscal?

Todas essas perguntas precisam ser respondidas pela política, e as respostas devem contar também como orientações sobre como deve ser solicitado o reembolso.

5. Determine como a empresa avaliará e controlará os reembolsos

No quinto passo, deve-se definir como a empresa avaliará as solicitações, como realizará os reembolso e como controlará todo o processo.

Aqui é importante observar a integração entre o processo de prestação de contas e a avaliação e realização do reembolso. Caso estejam desconectados, podem gerar atrasos, falhas e incertezas no processo geral, afetando negativamente as atividades da equipe financeira/administrativa.

Deve-se, portanto, definir quem será responsável por avaliar as solicitações de reembolso e quais os critérios a serem considerados na avaliação. É importante ressaltar também, que é mais seguro fazer o pagamento dos reembolsos separados do pagamento dos salários, para evitar dores de cabeça com fiscalizações da Receita.

Ainda sobre fiscalização e segurança desses dados, é essencial que haja bastante controle dos reembolsos. Assim, deve-se definir também como os dados referentes aos reembolsos serão armazenados e quem será responsável por alimentar e atualizar este banco. Quais sistemas e ferramentas serão utilizados para fazer a gestão de reembolso?

6. Estabeleça as regras para adiantamento

Algumas empresas permitem que os funcionários solicitem adiantamento para despesas com viagens corporativas.

Neste caso, determine qual será o teto de valor de adiantamento que pode ser concedido ao funcionário, quais são os requisitos necessários para obter um adiantamento, como ele deve solicitá-lo e qual o prazo para fazê-lo.

7. Defina como a empresa irá proceder em casos não previstos

Mesmo com uma política de reembolso de despesas rígida e bem estruturada, despesas não previstas podem surgir e a empresa pode receber solicitações de reembolso referente a elas, exigindo processo de avaliação particular.

Assim, determine como a organização procederá em casos não previstos pela política de reembolsos. Como será esse processo de avaliação? Quais critérios devem ser utilizados para autorizar ou não um reembolsos não previsto na política?

8. Estruture um documento com as diretrizes da política de reembolso

Não basta realizar todos os passos anteriores e guardar todas as informações de maneira desorganizada.

Após definir todos os elementos da política de reembolso de despesas, estruture um documento que contenha todas essas informações levantadas e definidas: as regras, os direitos e os procedimentos.

9. Comunique sobre a política de reembolsos

Para que a política de reembolsos seja respeitada e funcione, é essencial que todos conheçam-na.

Por isso, disponibilize o documento em canais que todos os envolvidos tenham acesso. Assim, a empresa passa uma mensagem clara para todos os colaboradores de que  preza pela transparência no processo de reembolso.

10. Analise e implante melhorias no processo de reembolso

A política de reembolso de despesas não deve ser feita uma vez só e durar para sempre. Estabeleça uma data de vigência para o documento e revise sempre que necessário.

Além disso, utilize-a a favor de todos: otimize os processos e a gestão de reembolsos.

Para isso, identifique os gargalos em todas as atividades relacionadas à gestão dos reembolsos e veja como a estruturação de uma política de reembolso de despesas pode minimizá-los.

Ademais, não se esqueça que a tecnologia é grande aliada na gestão de reembolso. Fazer o controle de prestação de contas via notas fiscais em papel pode ser uma grande dor de cabeça, pois são facilmente perdidas e apagam em questão de semanas.

A gestão por meio de planilhas também não é a melhor opção: não oferecem a integração e eficiência ideal para agilizar o processo de prestação de contas e reembolso.

Como pedir reembolso na empresa?

Essa é a principal pergunta que a política de reembolso de despesas irá responder.

Além dessa, outras perguntas como “Como justificar um reembolso?” ou “Como fazer relatório de reembolso?” também deve ser respondida pela política de reembolso da empresa.

Não existe uma forma padrão para que ocorra o processo de reembolso, já que ele deve se adaptar às necessidades de cada negócio. E é neste momento que você deve tomar cuidado.

Processos de prestação de contas com muitas fases, exigências e realizados de forma manual tendem a apresentar mais gargalos.

Para te ajudar a planejar um processo descomplicado, você pode consultar nosso artigo Guia passo a passo para um fluxo de processo de reembolso eficaz.

Mas, a peça chave para ter um processo otimizado dentro da empresa é contar com a tecnologia.

Hoje em dia, já existem no mercado ferramentas, como o VExpenses, que são especialistas em descomplicar a gestão de despesas de funcionários.

O VExpenses, por exemplo, atua em todas as frentes desse processo, desde a prestação de contas até o monitoramento e conferência automática dos gastos com a política de reembolso da empresa.

Entre os benefícios dessa ferramenta, estão:

• Acompanhamento relatórios e despesas de viagem em tempo real cadastrados via app mobile;
• Otimização e automatização dos processos;
• Melhoria de controle;
• Garantia de segurança, transparência e compliance;
• Não perde tempo com processos lentos que não gera valor para a empresa.

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