Pagamento corporativo: o que é, tipos e como controlar

Pagamento corporativo: principais tipos e como fazer o controle

O que é pagamento corporativo?

De maneira simplificada, pagamento corporativo é um pagamento realizado pela empresa/pessoa jurídica.

Ou seja, todo pagamento de gastos realizados em nome da empresa ou pela própria empresa é um pagamento corporativo.

Alguns tipos de gastos comumente realizados pelas empresas são:

• Compra de insumos;
• Reposição de estoque;
• Materiais para escritório;
• Despesas de viagens corporativa;
• Almoço com clientes;
• Gratificações;
• Comissões.

Segundo o princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT, as empresas são obrigadas a arcar com custos e despesas necessários para as suas atividades.

Ou seja, se um funcionário arca com uma despesa de trabalho por conta própria, ele deverá ser reembolsado. 

As despesas de trabalho podem incluir:

• Hospedagem;
• Alimentação;
• Passagens rodoviárias ou aéreas;
• Traslados;
• Km rodado;
• Almoços com clientes;
• Custos de emissão de visto de trabalho;
• Entre outras.

Dessa maneira, os pagamentos corporativos podem incluir tanto os pagamentos realizados diretamente para fornecedores, como também para colaboradores. 

Na maior parte dos casos, as despesas de trabalho não possuem natureza salarial, e sim indenizatória. 

A maneira com que a empresa realizará o pagamento corporativo desse tipo de despesa pode variar e ser acordado com os funcionários. 

As mais comuns são: 

• pagamento de diárias de viagem; 
• reembolso de despesas; 
• adiantamento. 

Tanto no modelo convencional, quanto no trabalho home office a empresa deve arcar com os gastos que o colaborador passe a ter a fim de desempenhar sua atividade profissional.

Conforme a reforma trabalhista de 2017, outros tipos de pagamento corporativo como as comissões, gratificações, percentagens, prêmios e ajudas de custo não precisam mais integrar os salários, ficando isentos de impostos como FGTS e INSS.

Assim, embora a reforma trabalhista tenha flexibilizado regras anteriores e fortalecido os acordos entre empresas e funcionários, ainda é responsabilidade da empresa arcar com os riscos de suas atividades e, portanto, com os custos e despesas envolvidos nelas. 

Um pagamento corporativo pode ser realizado diretamente pelo departamento responsável (financeiro), normalmente via movimentações bancárias de contas da empresa.

No entanto, é bastante comum que gastos corporativos sejam incorridos por outros funcionários como vendedores e compradores, por exemplo. 

Nesse caso, os pagamentos corporativos podem ocorrer de 3 outras formas:

• O funcionário arcará com o gasto e solicitará reembolso para a empresa;
• O funcionário usará um cartão corporativo;
• O funcionário fará o pagamento usando adiantamento recebido (em dinheiro, em sua própria conta bancária ou via cartão pré-pago corporativo)

Veremos a seguir sobre essas 3 maneiras de realizar pagamento corporativo!

Como podem ser feitos os pagamentos corporativos?

1. Cartão corporativo e cartão empresarial

Uma das maneiras de realizar pagamento corporativo é por meio de um cartão corporativo ou cartão empresarial. 

A diferença entre um e outro está relacionada ao faturamento da empresa, sendo o cartão corporativo disponibilizado para empresas de maior faturamento. 

No entanto, ambos possuem os mesmos objetivos. 

Por isso, os itens que falaremos a seguir servem para ambos meios de pagamento corporativo. 

Esse meio de pagamento corporativo é bastante comum nas empresas. São exemplos comuns de despesas com cartão corporativo:

• Compra de materiais de escritório;
• Gastos cotidianos;
• Despesas com deslocamentos ou viagens corporativas.

O cartão corporativo pode ser usado por uma única pessoa ou também por vários funcionários. 

Por exemplo, em pequenas empresas, é comum que haja um cartão corporativo para cobrir gastos com materiais para o escritório no dia a dia e gastos para deslocamento para reuniões e almoços com clientes. Comumente, a empresa recebe a fatura com os gastos do cartão corporativo. 

No entanto, também existem casos em que cada funcionário possui um cartão corporativo próprio e, assim, recebe sua própria fatura e precisa realizar a prestação de contas do cartão corporativo. 

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Para entender tudo sobre esse meio de pagamento corporativo, acesse nosso guia completo sobre cartão corporativo

Porém, antes de mais nada, é bom saber que existem 2 tipos de cartão corporativo: o pré-pago e o pós-pago. 

Vejamos a seguir!

1. Cartão pós-pago

O cartão pós-pago é um meio de pagamento corporativo com o qual estamos bastante familiarizados. 

Funciona da mesma forma que os cartões de crédito pessoais, sendo um cartão de crédito para empresas. 

Ou seja, os gastos são realizados, mas pagos apenas na data de vencimento da fatura. Além de possuírem um limite pré-fixado sem muita flexibilidade.

2. Cartão pré-pago

O cartão pré-pago é um tipo de meio de pagamento corporativo em que para ser usado, precisa de um pagamento prévio.

Ou seja, o cartão de crédito pré-pago funciona semelhante a um celular pré-pago, em que você insere a carga para consumir.

As opções no mercado permitem que a própria empresa configure o valor disponível de cartão que está disponível para o funcionário.

Assim, é um meio de pagamento corporativo que é uma mistura do cartão de crédito tradicional com o de débito. 

Afinal, ele passa nos estabelecimentos como um cartão de crédito convencional, mas o valor do pagamento é debitado do valor disponível do cartão, como na modalidade débito.

Além disso, esses cartões podem ser virtuais e/ou físicos. 

Para as empresas, é um meio de pagamento corporativo que possui uma série de vantagens, entre elas:

• Praticidade para viagens internacionais;
• Melhor controle financeiro;
• Facilidades para viagens corporativas;
• Desburocratização;
• Economia;
• Segurança.

Para saber mais sobre esse meio de pagamento corporativo, suas vantagens e como adquiri-lo, acesse o guia completo sobre cartão pré-pago: o que é, como funciona e vantagens para empresas

2. Reembolso de despesas

Quando o funcionário custear o pagamento corporativo usando recursos próprios, deve ser realizado o processo de reembolso de despesas. 

Neste caso, os funcionários solicitam reembolso mediante à prestação de contas, comprovando os seus gastos.

Assim como o uso de cartão corporativo, o reembolso também é um meio de pagamento corporativo em que há controle dos gastos. 

No entanto, é preciso bastante cuidado nesse processo. Afinal, é obrigação da empresa arcar com as despesas de trabalho e os funcionários devem ser corretamente reembolsados. 

Para que esse método de pagamento corporativo seja organizado e eficaz, é necessário criar e manter sempre atualizada a política de reembolso de despesas da empresa.

Além disso, é necessário abandonar métodos de prestação de contas ineficientes, como planilhas e relatórios manuais.

Planilhas e coleta de notas fiscais físicas podem gerar custos desnecessários, tomar tempo dos funcionários envolvidos no processo e ainda gerar falhas no controle de gastos. 

Por isso, sempre é uma boa ideia utilizar as soluções disponíveis no mercado. No caso dos pagamentos corporativos, é importante contar com um software de gestão de despesas, como o VExpenses.

3. Adiantamento

Outro método de pagamento corporativo, de certa forma complementar ao reembolso, é o adiantamento. 

Este é uma variação do reembolso de despesas corporativas, em que a empresa calcula uma estimativa de quanto o viajante corporativo gastará e lhe paga uma quantia adiantada.

Após os gastos, o viajante presta contas, solicitando reembolso das despesas de trabalho excedentes que não foram cobertas pelo adiantamento, ou devolvendo a quantia restante. Ou, ainda, guardando-a como valor disponível para uma nova viagem.

Com ferramentas de gestão de despesas de viagem como VExpenses, você consegue controlar tanto os reembolsos quanto os adiantamentos, sendo possível visualizar todas as despesas por centros de custos. 

O adiantamento poderá ser recebido pelo funcionário em dinheiro, em sua própria conta bancária ou via cartão pré-pago corporativo. 

Como controlar os gastos corporativos na empresa?

Tanto no reembolso de despesas quanto no uso de cartão corporativo é essencial um processo de prestação de contas bem estabelecido. 

O processo de prestação de contas serve para comprovar se o dinheiro investido foi, de fato, usado na finalidade correta e dentro das diretrizes pré-estabelecidas.

No processo de prestação de contas, é necessário que se apresente comprovantes das despesas para legitimar os gastos, evitando qualquer tipo de irregularidades ou fraudes no reembolso de despesas e nos gastos com cartão corporativo. 

Além disso, dependendo do regime de tributação, o comprovante fiscal é obrigatório.

Para a gestão de despesas corporativas, é ideal contar com uma plataforma como o VExpenses, que automatiza todo o processo. 

O sistema pode ser utilizado tanto através da web, quanto através do app. Na versão mobile é possível:

• Preencher automaticamente relatórios de gasto através do escaneamento de comprovante;
• Controlar km rodado via GPS;
• Verificar os limites da política de reembolsos;
• Automatizar o workflow de aprovação de reembolso.

Em relação ao controle de pagamento corporativo via cartão há outras atividades essenciais além da prestação de contas sobre cartão corporativo. É necessário também: 

• Construir uma política de uso de cartão corporativo;
• Usar tecnologia no gerenciamento de gastos com cartão corporativo;
• Fiscalizar o uso;
• Analisar os gastos.

Para controlar pagamento corporativo, principalmente os que foram realizados com cartão empresarial, também é primordial realizar conciliação bancária. 

A conciliação bancária é uma prática de gestão que consiste em comparar todas as movimentações do extrato bancário da empresa com o controle financeiro interno. 

Ou seja, é um exercício que coloca lado a lado recebimentos, despesas e o valor bancário disponível, para uma exata conferência das transações.

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Gostou das dicas? Quais meios você utiliza para pagamento corporativo? Quais são seus principais desafios? Compartilhe nos comentários!

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