Monitorar indicadores é essencial para otimizar a gestão de qualquer departamento.
Veja a importância de acompanhar indicadores de viagens corporativas, quais os erros comuns no monitoramento e quais os principais KPIs para medir na gestão de viagens corporativas!
O que é e qual a função da gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas é responsável pelo planejamento e organização das viagens a trabalho dentro da empresa.
As atividades envolvidas na gestão de viagens corporativas vão desde aprovar orçamentos de viagens corporativas até fiscalizar o cumprimento das políticas internas, com o processo de prestação de contas de funcionários.
Algumas atividades essenciais da gestão de viagens corporativas são:
- Elaborar e fiscalizar políticas de viagens
- Planejar as viagens corporativas e definir seus orçamentos
- Reunir recursos necessários para as viagens, como passagens, reservas em hotéis, ingressos em eventos corporativos, entre outros
- Controlar parcerias com fornecedores, como hotéis e postos de combustíveis
Um dos maiores benefícios da gestão de viagens corporativas é a redução de custos.
A gestão pode ser feita internamente ou terceirizada através de empresas específicas, como as TMCs, que se responsabilizam por todos os processos, grandes ou pequenos, da viagem empresarial.
O papel da gestão de viagens corporativas vai além de garantir que as viagens aconteçam.
É necessário também garantir que as viagens corporativas sejam realizadas para cumprir os objetivos da empresa, dentro do orçamento estipulado – minimizando riscos e imprevistos.
Assim, essa gestão é responsável também pela viabilidade das viagens corporativas. Para que seu papel seja cumprido, é necessário bastante planejamento, mas também a análise de indicadores de viagens corporativas e de desempenho se faz fundamental.
Com a ascensão do self booking, o papel dos gestores de viagens corporativas torna-se cada vez mais estratégico. O significado de self booking é autorreserva e refere-se a ferramentas de gestão de viagens que ampliam a autonomia dos funcionários na gestão de viagens e reservas.
Para o sucesso do negócio, a gestão de viagens corporativas deve se tornar mais analítica, indo além das atividades operacionais.
Confira a seguir a importância dos indicadores de viagens corporativas e saiba quais acompanhar!
Qual a importância de ter indicadores de viagens preestabelecidos em viagem de negócios?
Ter indicadores de viagens corporativas preestabelecidos é importante para avaliar as viagens e suas viabilidades.
É importante também para analisar processos e estabelecer mudanças e otimizações nas viagens e na relação com fornecedores, por exemplo.
O acompanhamento de indicadores na gestão de viagens corporativas é fundamental para avaliar os custos e reduzi-los quando possível, bem como melhorar o retorno das viagens de negócios.
Além disso, analisar os indicadores de viagens é importante para o planejamento de futuras viagens, auxiliando a identificar sazonalidades e a elaborar e aprovar um orçamento com maior antecedência.
Na aquisição de passagens aéreas, por exemplo, a antecedência é essencial para reduzir os custos da viagem.
Assim, alguns dos principais indicadores da gestão de viagens também são métricas financeiras, como despesas e taxa de retorno.
Além dos indicadores relacionados às viagens em si, o acompanhamento de indicadores de produtividade também é importante para essa gestão.
Abaixo, veremos os maiores erros na hora de definir os indicadores de viagens e quais são os mais relevantes para monitorar na gestão de viagens corporativas!
Quais são os maiores erros na hora acompanhar os KPIs para viagens corporativas?
Alguns dos maiores erros na gestão de viagens corporativas em relação ao acompanhamento de KPIs são:
- Não comparar indicadores de viagens com períodos anteriores;
- Não definir metas para a equipe ou definir metas intangíveis;
- Acompanhar indicadores isoladamente, sem realizar uma análise qualitativa e conjunta dos indicadores de viagens que possibilite extrair informações relevantes;
- Não acompanhar o cumprimento das políticas de viagens corporativas, política de reembolso de despesas e política de uso de cartão corporativo;
- Definir indicadores irrelevantes, que não fazem sentido acompanhar no contexto da empresa;
- Não adaptar metas e tetos de gastos conforme diferentes cenários e mudanças;
- Não ter um processo de prestação de contas bem estabelecido para registro dos indicadores financeiros, como despesas de viagens
- Buscar reduções de custos que podem gerar prejuízo à qualidade e à segurança das viagens corporativas
- Não exigir comprovação de despesas de viagens para apuração dos indicadores de despesas
Tais erros na gestão de viagens corporativas, podem ser corrigidos com um bom processo de planejamento e organização.
É importante que a empresa entenda o papel estratégico da gestão de viagens e use ferramentas que facilitem as rotinas operacionais, como ferramentas de self booking e o VExpenses, para a gestão de despesas de viagens.
Como veremos a seguir, existem muitos indicadores para acompanhar na gestão de viagens. Por isso, é necessário estudar e entender quais fazem sentido para seu negócio acompanhar.
KPIs para viagens corporativas: quais indicadores de viagens acompanhar?
Veja KPIs para viagens corporativas que podem auxiliar na gestão!
1. Despesas de viagens
Um dos principais tipos de indicadores para a gestão de viagens corporativas são indicadores de despesas.
Estes auxiliaram nos orçamentos de futuras viagens, a monitorar os gastos, a identificar oportunidades de redução das despesas e a evitar fraudes.
Nesse sentido, há diversos indicadores interessantes para observar:
- Total de despesas de viagens
- Total de despesas por viagem
- Total de despesas com viagens por colaborador
- Total de despesas de viagens por centro de custo
- Média de despesas por tipo (exemplos: hospedagem, transporte aéreo, transporte rodoviário, km rodado, alimentação)
- Despesas com prestação de contas pendentes
- Cumprimento de orçamentos de viagens (despesas orçadas/despesas realizadas);
- ROI (retorno sobre o investimento)
Cada indicador possui suas particularidades.
Por exemplo, o total de despesas de viagens é um indicador genérico, mas que permite identificar sazonalidades e auxilia na solicitação e aprovação de orçamentos para viagens.
Total de despesas por centros de custo é importante para analisar se as despesas estão dentro do teto previsto para um projeto e analisar a viabilidade dos projetos em si.
Com aplicativos como o VExpenses, você pode acompanhar diversos indicadores de despesas de viagens em tempo real, com dashboards inteligentes.
Por exemplo, é possível monitorar despesas por centros de custos, por funcionários e por tipo de despesa de períodos diversos.
O indicador de despesas com prestação de contas pendentes é bastante relevante para monitorar o processo de prestação de contas e acompanhar quais despesas ainda precisam ser relatadas e comprovadas.
No VExpenses, por exemplo, é possível acompanhar e automatizar todo o fluxo de prestação de contas para reembolso de despesas – reduzindo custos de processo, falhas e perda de tempo com burocracias na gestão de viagens corporativas.
Na gestão de viagens corporativas, é essencial também avaliar o ROI – retorno sobre o investimento – das viagens. É um indicador complexo para calcular, mas importante para análise de viabilidade dos projetos.
Na gestão de viagens corporativas, o ROI deve considerar o potencial retorno financeiro das viagens, o que varia conforme seu tipo. Por exemplo, se forem viagens para reuniões de vendas, deve considerar a receita gerada pelos potenciais contratos fechados.
Se for viagens de relacionamento com o cliente, considerar o valor do contrato atual. Análises desse tipo ajudam a avaliar a periodicidade viável para consultorias presenciais, por exemplo.
2. Fornecedores
Na gestão de viagens corporativas, é relevante acompanhar indicadores de viagens relacionados aos fornecedores.
Alguns exemplos são:
- Despesas com viagens em que há parceiros comerciais (como hotéis, por exemplo);
- Economia gerada pelas parcerias comerciais (comparando as despesas com outras opções do mercado)
- Share por cia aérea e hotéis (reservas de aéreo ou hotel com acordo comercial/total de reservas de aéreo ou hotel)
- Taxa de cancelamento de reservas com custo (valor gasto com multa de cancelamento e remarcação/total gastos com viagens)
- Share de emissão de reservas por plataformas não oficiais (número de reservas em plataformas não oficiais/número de reservas totais)
O share por cia aérea e hotéis é interessante para verificar se os viajantes estão usufruindo de acordos comerciais, identificando oportunidades para rever ou fazer acordos.
A taxa de cancelamento de reservas com custos é essencial para avaliar a necessidade de rever cronogramas de viagens e práticas de reservas com antecedência em casos incertos.
O share de emissão de reservas por plataformas não oficiais é importante para monitorar se as plataformas de reservas oficializadas pela empresa estão sendo eficazes, oferecendo ofertas relevantes, e também se os colaboradores estão seguindo as políticas de viagens.
3. Viajantes corporativos
É importante um contato próximo com o viajante corporativo para a melhoria dos processos e do desempenho das viagens corporativas.
Os indicadores de gestão de viagens corporativas relacionados aos colaboradores tendem a demandar uma análise qualitativa diante dos processos e apuração para otimizações.
Alguns exemplos são:
- Nível de satisfação do viajante corporativo em relação aos processos de viagens (1 a 10);
- Falta de adesão à política de viagem por centros de custos (número de viagens fora da política/número de viagens total);
- Dias de reembolso de despesas para o viajante corporativo.
Processos bem estabelecidos na gestão de viagens corporativas tendem a aumentar a satisfação do viajante – benéfica de muitas maneiras para o negócio.
Por isso, é interessante acompanhar potenciais falhas e insatisfações no processo.
O reembolso de despesas, por exemplo, é um processo chave para a satisfação do colaborador.
Com aplicativos como o VExpenses, por exemplo, é possível acompanhar em tempo real o fluxo de reembolso e ainda automatizar etapas burocráticas do processo – otimizando o tempo dos viajantes.
No app, o viajante pode escanear comprovantes de despesas e os relatórios da viagem são preenchidos automaticamente, entrando em um workflow automatizado para a aprovação de reembolsos.
4. Indicadores relacionados a passagens aéreas
Na gestão de viagens corporativas, é importante monitorar também indicadores como:
- ATP (Average Ticket Price): valor médio por passagem aérea, que possibilita acompanhar sazonalidade de preços
- ADVP (advance purchase): tempo de antecedência de compra, que permite observar a relação entre a antecedência e o preço das passagens
- Períodos mais voados: permite verificar oportunidades para diminuição de custos com passagens conforme a sazonalidade
São muitas possibilidades de analisar e otimizar indicadores de gestão de viagens corporativas!
Para que a equipe tenha tempo e atenção para esse tema, é importante facilitar rotinas, estabelecer padrões e automatizar tarefas burocráticas. Mais tempo para o que importa.
Conheça o VExpenses, grande aliado da gestão de viagens corporativas, que permite acompanhar indicadores em tempo real, extrair relatórios inteligentes e simplificar processo de prestação de contas e reembolso.
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