História de Sucesso VExpenses: Index Florestal

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A inovação faz parte dos valores da Index Florestal. E para otimizar e centralizar a gestão de despesas, a empresa contou com o VExpenses. Com ele, foi possível reduzir o tempo gasto no processo, com uma gestão centralizada e completa, através do Cartão VExpenses e do Hórus.

História de sucesso VExpenses - Index
Daniel Silva
Gerente Administrativo Financeiro da Index Florestal
História de sucesso VExpenses - Index
Janayne Viebrantz
Assistente Administrativa da Index Florestal

Sobre a Index Florestal

Index Florestal foi concebida para ser o braço operacional do Grupo Index no setor florestal. É composta por uma equipe de especialistas apta a auxiliar os seus clientes nas diferentes etapas da gestão florestal, tanto no planejamento quanto no gerenciamento e monitoramento das atividades florestais.

Grupo Index tem sede em Curitiba, Paraná, e possui uma longa história de sucesso na promoção de soluções nas áreas florestal e ambiental, para empresas em todo o Brasil.

Essa história teve início em 1971 com a Confal, e, após décadas de atuação em todo o território brasileiro, os diretores da empresa decidiram por dar continuidade e escrever um novo capítulo nessa história de conquistas, com a criação do Grupo Index, o qual incorpora as empresas Index FlorestalIndex Ambiental e Forest2Market do Brasil.

A mudança para o digital

Responsável por realizar o planejamento, gerenciamento e monitoramento de atividades florestais em todo o território nacional, a Index Florestal enfrentava grande dificuldade na prestação de contas completamente manual.

Fazer a gestão de saldos e adiantamentos, elaborar relatórios, enviar as notas fiscais e, por fim, conferir cada despesa eram tarefas que demandavam muito tempo do time Administrativo Financeiro, o que tornava o processo lento e ineficiente. Além disso, outros fatores de preocupação para a empresa eram a falta de confiabilidade, transparência e controle no processo.

Nesse momento, ficou claro para Daniel Silva, Gerente Administrativo Financeiro, que era necessário automatizar o pagamento de despesas aos colaboradores. E para isso precisavam encontrar uma ferramenta que tornasse esse processo mais seguro, ágil e econômico.

À princípio, contrataram um software para gestão de cartões corporativos. No entanto, o resultado não foi como esperado. A plataforma não centralizava os dados e informações, o que tornou o processo ainda mais demorado e burocrático do que antes.

“Nós sentíamos bastante dificuldade com o antigo processo de prestação de contas manual. A busca por uma solução veio na tentativa de organizar melhor o processo, termos mais controle e visibilidade de gastos corporativos. Quando vimos que a solução escolhida estava tornando a prestação de contas ainda mais burocrática que antes, com 4 sistemas diferentes e sem integração, decidimos procurar o VExpenses.” – Daniel Silva

Assim, através de uma busca, o Cartão VExpenses surgiu como a solução ideal para a Index Florestal, reunindo tudo que sua empresa precisa no controle das despesas dos colaboradores em um só lugar.

Veja também:  História de Sucesso VExpenses: Laplace Finanças

O cartão corporativo no setor florestal

Com a migração para o VExpenses, a prestação de contas passou a ser muito mais simples e fácil. O lançamento de despesas nos relatórios de gastos e a prevenção à fraude e duplicidade passaram a ser automáticas dentro do VExpenses com a ajuda dos módulos adicionais da plataforma: o Cartão VExpenses e o Hórus.

Janayne Viebrantz da Silva, Assistente Administrativa da empresa, conta que o processo de implantação e transição entre os sistemas durou cerca de 1 mês e foi excelente, contando com toda ajuda, suporte e assistência do time de Sucesso do Cliente do VExpenses.

“A implantação e adaptação ao VExpenses foi muito tranquila para nós e para quem presta contas, em especial para quem está usando o Cartão VExpenses. O material preparado pelo time do VExpenses foi enviado aos colaboradores, que logo aprenderam como usar a nova solução. Quando aparecem dúvidas, é muito fácil consultar os materiais disponibilizados ou entrar em contato com o Suporte do VExpenses, que nos atende com muita rapidez, em no máximo 4 minutos.” – Daniel Silva

Todos os controles em um só lugar

O VExpenses possibilitou a Index Florestal uma gestão centralizada e completa para o pagamento de despesas dos colaboradores. Com isso, a otimização do processo e a redução do tempo gasto na prestação de contas colaboraram para o sucesso do sistema na empresa.

Os prestadores de contas, que antes gastavam 2 dias inteiros de trabalho por mês apenas para fazerem seus relatórios de despesas, agora contam com o Cartão VExpenses. Ao fazerem uma transação com o cartão, ou um saque, a despesa é criada automaticamente dentro do sistema, em poucos cliques é possível fazer a prestação de contas em tempo real.

Já o time Administrativo Financeiro, que antes contava com uma única pessoa para fazer a gestão desse processo, agora faz o envio de crédito ao colaborador facilmente e a aprova um relatório de despesas em até 15 minutos. Isso só foi possível por meio de um processo de aprovação inteligente: o Hórus, que verifica despesas indevidas e duplicidade automaticamente, de acordo com a política da empresa.

Veja também:  História de Sucesso VExpenses: Peccin

Entenda como o Cartão VExpenses pode melhorar ainda mais a gestão de despesas na sua empresa

Você percebeu como a gestão centralizada da prestação de contas otimizou o tempo da Index Florestal?

Facilite seu dia a dia e tenha ainda mais controle e transparência na gestão de despesas com o Cartão VExpenses:

  • 100% integrado ao VExpenses, com criação automática de despesas na plataforma, facilitando a vida do colaborador e do financeiro;
  • Faça transações internacionais sem complicações;
  • Acabe com o controle de saldos de adiantamentos e as conciliações manuais de faturas de cartões;
  • Desburocratize os gastos das equipes sem perder o controle financeiro, contando com a plataforma completa de gestão de despesas que você já conhece!

Sua empresa também pode dar esses passos e ainda contar com um time de especialistas que vão te ajudar a desenvolver a melhor estratégia para solucionar seus problemas com a gestão de despesas da sua empresa.

Converse com um consultor e entenda como sua empresa pode aproveitar o VExpenses para economizar tempo e dinheiro!

Isabelle Piccolo


Encantada pelo mundo do marketing, buscando, cada vez mais, pode entregar valor para as pessoas através do conteúdo. Faço parte do time VExpenses e ajudo a mudar a realidade, afinal: o tempo não tem reembolso.

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