A gestão de despesas corporativas possui um importante papel estratégico para a otimização financeira e para o crescimento do negócio.
No entanto, para que a gestão de despesas corporativas assuma seu papel estratégico é necessário modernizá-la.
Por isso, neste artigo vamos abordar dicas de como modernizar a gestão de despesas corporativas. Confira!
O que é uma despesa corporativa?
Considera-se como uma despesa corporativa todo o gasto gerado com finalidade da realização da atividade profissional.
Ou seja, as despesas de quilometragem que um vendedor tem ao visitar um cliente utilizando seu carro particular, é uma despesa corporativa.
Existem diferentes maneiras de arcar com as despesas corporativas, podendo ocorrer através de: reembolso, adiantamento ou uso de cartão corporativo. A esses métodos chamamos de pagamentos corporativos.
O mais importante é que a empresa arque com esses custos e não os deixe onerar seus funcionários. Dessa forma ela se protege de passivos trabalhistas e diminui qualquer impacto negativo sobre sua equipe, como o presenteísmo, que pode minar a produtividade dos colaboradores.
A gestão de despesas corporativas é a área que irá cuidar especificamente desses gastos. Ela pode estar dentro do departamento financeiro, RH, backoffice, ou até mesmo ser um departamento exclusivo – a depender das demandas da empresa.
O principal documento que baseará as ações da gestão de despesas corporativas é a política de gastos da empresa.
A seguir, falaremos sobre a implicação legal da gestão de despesas corporativas. Confira!
O que a lei prevê sobre as despesas corporativas?
O primeiro quesito importante que você deve observar na sua gestão de despesas corporativas é que os custos da realização da atividade econômica, assim como os riscos, deve ser arcado pela empresa e não repassado ao empregado.
Além disso, você também deve estar atento, e criar normas para sua gestão de despesas corporativas, que estejam de acordo com o que a lei prevê sobre reembolso de despesas, adiantamentos, diárias de viagem e ajuda de custos.
De forma básica e resumida, a lei determina que os reembolsos de despesas possuem natureza indenizatória e não devem integrar o salário do colaborador. O mesmo é aplicável às ajudas de custos e diárias de viagem que não excedam 50% do valor do salário do empregado.
Ou seja, no caso das diárias de viagens, se o valor ultrapassar 50% do valor do salário, estas passam a integrar o salário do colaborador e incidir as tributações respectivas.
Por fim, para fazer sua gestão de despesas corporativas também é necessário se atentar às tributações dessas despesas: por possuírem natureza indenizatória – na maioria das vezes-, as despesas corporativas não sofrem incidência de contribuição previdenciária e FGTS.
O que são despesas corporativas reembolsáveis?
As despesas corporativas reembolsáveis são o foco da gestão de despesas corporativas.
Anteriormente, mencionamos que a gestão de despesas corporativas da sua empresa deve se basear nas políticas de gastos da companhia. Isso porque é esse documento quem vai dar o tom da sua gestão de despesas corporativas.
Nem todas as despesas devem ser arcadas pela empresa. Por exemplo, muitas empresas optam por não arcar com o consumo de doces e sobremesas em um almoço de negócios, já que não é uma parte essencial da refeição.
Diretrizes como essas devem estar previstas nas políticas de despesas da empresa. Esse documento engloba as políticas de reembolso, as políticas de quilometragem, etc, de toda a empresa.
E uma das suas principais funções é determinar quais despesas serão reembolsáveis e quais não, e suas condições.
Algumas das despesas corporativas reembolsáveis mais comuns são:
- Transporte até o destino da viagem e no local de destino;
- Acomodação;
- Alimentação;
- Outras despesas, como reembolso de km rodado.
A lei determina a obrigatoriedade do reembolso de despesas de alguns gastos. Você pode conferir mais no nosso artigo: Reembolso de despesas: você está cumprindo a lei?
Porém, a lista de gastos que serão ou não reembolsados deve atender os critérios de cada empresa de acordo com sua gestão de despesas corporativas.
Quais as vantagens de modernizar e simplificar a gestão de despesas corporativas?
Entre as diversas vantagens propiciadas pela modernização da gestão de despesas corporativas, destaca- se a otimização de processos.
No campo da gestão de despesas corporativas, tradicionalmente, o controle é feito com o auxílio de planilhas ou sistemas improvisados dentro dos ERPs ou redes internas da empresa.
Mas, o maior problema desses sistemas é que, diferentemente de soluções como o VExpenses, que são especializadas para esse tipo de gestão, os sistemas improvisados não oferecem o mesmo mecanismo e expertise de otimização e segurança, aumentando as chances de erros e irregularidade, além de atrapalhar a produtividade da equipe.
Uma gestão de despesas empresariais efetiva gera diversos benefícios, como a redução dos custos e a minimização de processos e perda de recursos.
E por isso, contar com uma gestão de despesas corporativas moderna é extremamente importante para que o controle de gastos seja efetivo no aumento dos lucros e competitividade do negócio, seja ele de qual segmento for.
Aliás, é o impacto na competitividade que torna a gestão de despesas corporativas tão importante dentro da organização, e estratégica para o sucesso do negócio.
O fato é que comumente predominam em destaque no mercado, as empresas que têm suas finanças controladas. E por esse motivo, é muito importante compreender e dar a devida importância à otimização da gestão de despesas corporativas.
Afinal, investir em melhoria de processos é investir em mais produtividade e resultados.
Como gerenciar despesas corporativas?
Acompanhe 5 dicas fundamentais para modernizar e simplificar sua gestão de despesas corporativas agora mesmo!
1. Faça o básico bem feito
Parece uma dica boba, mas muitas empresas possuem uma gestão financeira desorganizada.
Para começar um processo de modernização da gestão de despesas corporativas, algumas atividades são essenciais, como:
- Mapear e estruturar os processos financeiros;
- Definir indicadores de desempenho da gestão financeira;
- Conhecer o custo do serviço prestado;
- Manter o controle financeiro e evitar fraudes nos processos financeiros;
Além disso, a consciência do papel estratégico da gestão de despesas corporativas é essencial nesse contexto de otimização.
2. Seja um agente de mudança motivador
A modernização é um processo que exige mudança e nem todo mundo lida bem com mudanças.
Um dos papéis mais importantes da gestão financeira moderna é saber acompanhar tendências do mercado e liderar o time em direção às mudanças que vão otimizar o desempenho.
Embora a modernização seja vista como algo positivo ao longo da história, mudar o cotidiano pode ser um processo difícil. Isso porque inclui eliminar hábitos antigos que podem dificultar a organização dos processos.
A cooperação da equipe para a modernização da gestão de despesas corporativas é fundamental. Por isso, um CFO moderno deve conscientizar a todos sobre os benefícios de quaisquer mudanças que serão acarretadas pelo processo de modernização.
É fundamental que os líderes da gestão financeira ajam como catalisadores dos resultados da equipe, estimulem a otimização do tempo e do desempenho.
Neste contexto, a cultura empresarial é importantíssima. Se gestão financeira está muito distante da gestão de pessoas, isso precisa ser corrigido.
Uma cultura empresarial voltada para a modernização deve ser coerente com os objetivos da empresa.
Mais do que isso: deve estimular a capacidade de aprender e de responder positivamente às tendências de mercado e às mudanças.
3. Automatize os processos de gestão de despesas corporativas
Feita a preparação para as mudanças, a automatização dos processos de gestão de despesas corporativas pode transformar o cotidiano e os resultados do trabalho.
A automatização tem uma grande série de benefícios. São alguns deles:
- Eliminar burocracias desnecessárias e otimizar processos, como o de reembolso de despesas de viagem;
- Garantir maior confiabilidade nas contas corporativas;
- Garantir maior segurança para os dados e evitar perda de comprovantes de despesas;
- Auxiliar na prevenção de fraudes nas despesas corporativas;
- Garantir melhor estruturação de processos financeiros;
- Adquirir maturidade, como empresas, em relação ao ambiente digital para aproveitar tendências mais complexas como B.I. (Business intelligence), big data, iOt e outras;
- Otimizar a rotina e a gestão de tempo das equipes financeira e operacional;
- Oferecer dados mais assertivos para a tomada de decisões estratégicas, facilitando posturas e tarefas mais analíticas;
Oferecer dados valiosos para previsões de fluxo de caixa e análise preditiva financeira.
Para o CFO, a automatização auxilia na catalisação do desempenho do time, da rotina e também dos resultados das equipes, além de permitir dedicar-se ao que realmente importa: seu papel estratégico na organização.
4. Para automatizar, escolha um software que atenda suas necessidades
Automatizar não é criar um monte de planilhas de Excel. As planilhas são uma importante ferramenta no cotidiano de uma empresa, mas não deve ser a mais importante para guardar os dados e estabelecer fluxos entre os processos.
Ao escolher uma ferramenta de automatização para gestão de despesas corporativas, é importante pensar no armazenamento de dados, na integração de processos e pessoas e na sua eficiência.
O VExpenses, destinado à prestação de contas e gestão de despesas corporativas, é um exemplo de solução que veio para agregar valor à gestão de despesas corporativas da sua empresa, possibilitando usufruir dos benefícios da automatização que listamos acima.
O VExpenses é ideal para otimizar a gestão de despesas corporativas, principalmente nas viagens. Suas funções agregam valor em todas as etapas do processo. Entre suas funcionalidades, ele permite:
- Organizar, controlar e analisar as despesas de viagem por projetos, centros de custos, entre outras formas;
- Estabelecer fluxos de aprovação das despesas da maneira que preferir, de forma completa e automatizada;
- Estabelecer limites de despesas de viagem, de acordo com a política de sua empresa;
- Gerar relatórios de despesas de viagem completos e em tempo real;
Ao escolher um sistema para modernizar a gestão de despesas corporativas na empresa, é também importante observar:
- A constante evolução da plataforma;
- O suporte oferecido;
- As integrações do sistema com outros sistemas de gestão utilizados na empresa;
- A integração com cartões de crédito e contas bancárias.
Lembre-se que para o sucesso do processo de modernização das gestão de despesas corporativas é essencial a adaptação da equipe à nova ferramenta e ao novo fluxo de atividades.
Comunicar os benefícios da modernização para a equipe financeira e operacional é fundamental. Além de oferecer treinamento on the job, que pode auxiliar na adaptação às novas funcionalidades e aos processos.
No novo fluxo de processos de gestão de despesas corporativas, é essencial que cada um entenda suas responsabilidades.
Por isso, estabelecer políticas como a política de reembolso de despesas corporativas é importante a socializar os direitos, deveres e responsabilidades de cada um.
Faça um teste gratuito do VExpenses e veja na prática os benefícios de modernizar a gestão de despesas corporativas da sua empresa!
5. Otimize e acompanhe as tendências globais!
Como podemos ver, a tecnologia tem papel fundamental na modernização na gestão de despesas corporativas.
Feita a automatização dos processos, é hora de otimizar. Com a otimização do tempo no processo e das rotinas de trabalho, é hora de assumir ainda mais o papel estratégico da gestão financeira.
Acompanhe as tendências globais, principalmente relacionadas à transformação digital.
Big Data, Business Inteligence, IoT (Internet das coisas), análise preditiva financeira e a economia compartilhada são tendências globais, tecnologias e ferramentas que vieram para ficar e agregar valor, desde a relação com o consumidor até a gestão financeira do negócio.
Animado para começar a aplicar as dicas? Dê um passo a mais para modernizar a gestão de despesas corporativas testando gratuitamente o VExpenses!
