O que são Despesas Operacionais, não operacionais e pré-operacionais

Quem empreende sabe que empresas têm muitas despesas, não importa qual o seu tamanho ou setor de atuação. Porém, é normal que exista uma certa confusão quando se trata de compreender quais são as despesas operacionais de um negócio.

Mas não se preocupe, essa dúvida é muito comum; afinal, as despesas operacionais podem envolver uma série de fatores, desde os custos relacionados à produção, colaboradores, cartão corporativo, impostos, seguros e muito mais. 

Pensando nisso, elaboramos esse artigo para te ajudar a compreender melhor o que são despesas operacionais, não-operacionais, pré-operacionais, qual a importância de fazer o cálculo corretamente e muitos outros detalhes. Vem com a gente!

O que são Despesas Operacionais?

As despesas operacionais, como mencionamos logo no início deste artigo, são aquelas ligadas diretamente aos gastos essenciais de um negócio, normalmente relacionadas com as operações diárias.

Sendo assim, esse tipo de despesa não tem relação com a produção em si, mas com os custos relacionados ao funcionamento da companhia. 

Entre as despesas operacionais, podemos citar os seguintes exemplos:

• Aluguel do local;
• Contas de água, luz e internet;
• Impostos;
• Tributos;
• Pagamento de salário dos colaboradores.

Quais são os tipos de Despesas Operacionais?

As despesas operacionais são classificadas em três diferentes categorias: despesas administrativas, despesas comerciais e outras despesas operacionais.

Para que você possa entender com clareza esse assunto, detalhamos cada uma dessas despesas abaixo, confira:

Despesas administrativas

As despesas administrativas estão relacionadas a toda a operação da empresa, exceto o processo de vendas. 

Nesta categoria, estão incluídos os impostos, o pagamento de salário dos colaboradores, benefícios associados, seguros, equipamentos, materiais de escritório, serviços de consultoria e assessoria, treinamento e desenvolvimento, etc. 

Despesas comerciais

Já as despesas comerciais são aquelas ligadas aos processos de vendas, como a compra de materiais, comissão dos vendedores, investimento em ações de marketing, pesquisa de mercado, relacionamento com o cliente, etc. 

Outras despesas operacionais

No caso de outras despesas operacionais, saiba que elas estão relacionadas com os  custos que não fazem parte das categorias citadas acima. Normalmente, essas despesas são muito específicas em determinados setores. 

Qual a importância de calcular Despesas Operacionais?

Calcular as despesas operacionais de uma empresa é importante por vários motivos, sendo que um deles é a possibilidade de estabelecer um plano financeiro sólido.

Isso porque, ao calcular essas despesas, você consegue prever quais serão os custos para manter as operações diárias da sua empresa, o que permite também estabelecer metas de receita e determinar margens de lucro muito mais coerentes e realistas. 

Além disso, esse cálculo também auxilia na tomada de decisões mais seguras, já que você conhecerá quais são as despesas de operações de forma detalhada, permitindo a alocação de recursos de maneira muito mais eficiente. 

Outra vantagem de calcular as despesas operacionais é que você terá um controle maior de custos, pois é possível identificar áreas onde os custos estão aumentando de maneira significativa. 

Com isso, sua empresa poderá executar ações corretivas o mais rápido possível. 

Sem contar que você conseguirá fazer uma avaliação do desempenho financeiro da sua companhia de maneira mais eficiente, já que esse cálculo permite comparar as despesas operacionais com a receita gerada em determinado período.

Com isso, fica muito fácil identificar a eficiência dos processos e os pontos de melhoria. 

Veja também: O que são despesas administrativas e como fazer o controle

Qual a diferença entre despesas pré-operacionais e não-operacionais?

Quando se trata de despesas operacionais e não-operacionais, é fácil identificar suas principais diferenças. 

As operações estão diretamente relacionadas aos gastos essenciais para que a empresa possa realizar suas atividades. Já as não-operacionais não têm ligação com o funcionamento em si da empresa. Vamos entender melhor nos tópicos seguintes!

Quais são as despesas pré-operacionais?

As despesas pré-operacionais são aquelas relacionadas aos procedimentos antes do início das operações de uma empresa. 

Ou seja, elas são consideradas investimentos iniciais, que incluem etapas como planejamento, preparação e organização antes do funcionamento efetivo de um negócio. 

Exemplos de despesas pré-operacionais:

• Máquinas e outros equipamentos;
• Compra ou aluguel do espaço;
• Ferramentas;
• Licenças e alvarás;
• Mobiliário;
• Instalação da estrutura;
• Itens de escritório;
• Uniformes, etc.

Quais são as despesas não-operacionais?

As despesas não-operacionais são aquelas que não estão associadas ao funcionamento do negócio. Ou seja, elas não estão relacionadas ao que é oferecido aos clientes. 

Lembrando que essas despesas não são necessárias para que a empresa mantenha o seu funcionamento. 

Exemplos de despesas não-operacionais:

• Implantação de outro empreendimento;
• Pagamento dos juros (de empréstimos). 

Por que classificar Despesas Operacionais e administrativas?

A classificação das despesas operacionais e administrativas é importante para a elaboração de relatórios financeiros mais completos e precisos, possibilitando o acompanhamento das finanças de maneira mais clara e organizada. 

Além disso, a classificação das despesas operacionais e administrativas facilita o controle e a gestão de custos de uma empresa, monitorando de perto cada despesa e custos inesperados.

Todo esse controle auxilia em um planejamento orçamentário muito mais eficiente e também uma prestação de contas mais transparente, proporcionando uma melhor compreensão dos resultados e das tendências de despesas.

Quais são as diferenças entre despesas administrativas e operacionais?

As despesas administrativas estão associadas com a gestão e administração interna da empresa, no sentido de manter a operação dos processos administrativos, como recursos humanos, contabilidade, financeiro, compras, etc. 

Já as despesas operacionais estão ligadas às atividades de produção, essenciais para a geração de receita da companhia. 

Como calcular as Despesas Operacionais?

A verdade é que não há uma fórmula exata para calcular as despesas operacionais. No entanto, há alguns aspectos essenciais que podem direcionar esse cálculo.

O primeiro é identificar as despesas da sua empresa. Uma dica é fazer uma lista de todas as despesas em um determinado período, incluindo todos os gastos para as operações diárias. 

Feito isso, classifique essas despesas, agrupando-as por categorias importantes, como salários, suprimentos, aluguel, benefícios, etc. Esse cuidado te ajudará a manter os dados organizados para análise. 

Outro ponto importante é coletar os registros financeiros, incluindo recibos, faturas e demonstrações financeiras, pois, assim, você conhecerá todos os valores gastos. 

Para facilitar esse cálculo, some as despesas por categorias, ou seja, mão de obra, aluguel, empréstimos, etc. 

Feito isso, some os totais das despesas de cada categoria para obter o valor das despesas operacionais, que representará o montante final gasto nas operações diárias do negócio.

Importância de fazer a gestão financeira corretamente

Uma empresa que não realiza uma gestão financeira corretamente pode enfrentar muitos problemas, como a falência, por exemplo. Dito isso, uma gestão adequada das finanças empresariais permite uma operação saudável. 

Lembre-se: quando o seu negócio tem uma boa administração de todas as receitas e despesas, ele poderá crescer de maneira sólida e saudável e que para que um negócio cresça e se destaque no mercado, é importante que os gestores e o empreendedor tenham uma atenção especial ao setor financeiro. 

Quando bem implementada, a gestão financeira pode proporcionar mais lucros para a empresa. 

Para que isso aconteça, é importante não somente contar com profissionais capacitados – aptos para realizar a gestão das finanças –, mas também aproveitar as soluções disponíveis no mercado para o setor financeiro. 

3 dicas para otimizar as Despesas Operacionais

Para otimizar as despesas operacionais da sua empresa, separamos 3 dicas essenciais para tornar esse processo ainda mais eficiente e preciso.

Confira:

Identifique as Despesas Operacionais

Já falamos dessa dica ao longo do texto, mas vale reforçar aqui a importância de identificar as despesas operacionais da sua empresa, pois esse cuidado é essencial para direcionar seus cálculos e análises.

Sendo assim, faça uma identificação minuciosa sobre cada despesa para a sua operação e tenha em mãos extratos bancários, notas fiscais, recibos, relatórios e todo o documento que comprove qualquer despesa.

Separe despesas fixas e variáveis

Um cuidado importante nesse processo é separar as despesas fixas e variáveis, pois assim fica mais fácil entender o que consome mais dinheiro na sua empresa.

Lembre-se que as despesas fixas são aquelas que podem ser previstas e que ocorrem mensalmente, já as despesas variáveis são aquelas que envolvem, por exemplo, pagamento de comissões, consumo de combustível, materiais, etc. 

Utilize ferramentas que melhorem sua produtividade

Para otimizar o acompanhamento das despesas operacionais, uma dica muito valiosa é investir em ferramentas que melhorem a produtividade da sua empresa. 

Hoje em dia, há muitas soluções que otimizam a gestão das despesas da sua empresa, como o VExpenses, que auxilia na gestão de despesas corporativas de ponta a ponta, desde a comprovação do gasto, até a análise de adequação às políticas de despesas e lançamento contábil no ERP.

[BÔNUS] Qual a diferença entre custo e despesas?

Custo e despesa são dois conceitos financeiros que geram muitas dúvidas entre gestores e donos de empresas. 

Saiba que os custos estão ligados à produção, ou seja, envolvem todos os gastos com materiais e serviços para a fabricação de produtos ou execução de serviços oferecidos aos clientes.

Já as despesas estão associadas com a administração de uma companhia, como contas de energia, internet, aluguel, impostos, seguros, etc. 

Soluções que podem ajudar o seu negócio 

Existe uma grande quantidade de soluções para o setor financeiro. Podemos encontrar desde softwares, até cartões desenvolvidos especialmente para o mundo corporativo, como o Cartão Controle do VExpenses. 

Estamos falando de um cartão, com bandeira Mastercard não nominal, cuja finalidade é ser utilizado nos setores relacionados aos custos das empresas. 

Essa solução do VExpenses proporciona autonomia para os departamentos e colaboradores – que forem autorizados –, para que realizem as despesas necessárias para o cumprimento de suas atividades. 

Com esse cartão, você pode limitar a quantidade de crédito disponível para que o colaborador faça o seu uso. Além disso, pode concentrar seus principais gastos em um só lugar, o que ajuda a ter uma melhor gestão das despesas. 

Precisa de auxílio na gestão das despesas operacionais da sua empresa? Conheça o VExpenses, um software de gestão de despesas, que auxilia na estratégia do seu negócio de forma eficiente.