Custo do km rodado: aprenda a calcular o valor do reembolso por km

R$/KM: Como calcular o valor do reembolso de quilometragem?

O cálculo do custo do km rodado para descobrir o valor de reembolso por km parece coisa simples.

É só contabilizar o valor gasto com o combustível e dividir pela quantidade de km rodado? Nada disso!

Neste artigo você irá entender que calcular o custo do km rodado não é tão simples assim, mas também não é nenhum bicho de sete cabeças. Aprenda a seguir como fazer e confira o nosso material para te ajudar a calcular o valor do reembolso do KM rodado!

No fim do artigo temos um presente pra você. Não deixe de ler até o final!

Os benefícios do cálculo preciso do custo do KM rodado

Calcular o custo do serviço prestado é essencial para uma boa gestão financeira. Nas empresas em que há representantes comerciais, consultores e vendedores que viajam a trabalho, uma das questões fundamentais desse assunto é como calcular o custo do km rodado para reembolso.

Para a empresa, a precisão desse cálculo é essencial para garantir uma boa gestão de reembolsos, fornecer dados para verificar a viabilidade do serviço prestado nessas outras regiões, e possibilitar a otimização da gestão financeira e rentabilidade da operação a curto e longo prazo.

Para o trabalhador/prestador de serviços, o cálculo preciso é importante para que haja uma política justa de reembolso, a qual leve em consideração todos os custos envolvidos para que o veículo rode.

O que compõe o custo do quilômetro rodado

Três fatores são importantes para iniciar o cálculo: o modelo do veículo, o período que ele rodará a trabalho e a quilometragem que será percorrida.

Como as pessoas possuem diferentes veículos dentro de uma empresa, para efeitos de cálculo, sugerimos que você adote um modelo padrão intermediário. Não pode ser um veículo muito simples, mas também não pode ser um veículo muito luxuoso.

Outra possibilidade que a empresa pode adotar, para ter mais exatidão no valor do reembolso do km rodado, é adotar valores diferentes para seus funcionários.

Por exemplo, os diretores da empresa, que normalmente tem carros mais caros, possuem um valor de reembolso superior aos representantes/vendedores. Assim você cria políticas de reembolso diferentes por hierarquia ou área da empresa.

Além disso, para completar com sucesso essa tarefa, vários custos devem ser levados em consideração. Confira a seguir quais são!

1. Combustível

Não sendo novidade, este é um dos custos de maior destaque neste caso. Verifique o consumo de combustível do veículo (km/L) e o preço do combustível em si.

É importante ficar de olho nas variações do preço de combustível, e programar uma revisão do seu valor de reembolso de Km com uma periodicidade padrão (anual, semestral, bimestral).

2. Depreciação

Frequentemente esquecida, a depreciação é um fator relevante que compõe o custo do km rodado.

Não levar em conta a depreciação significa ignorar o desgaste sofrido pelo veículo ao longo de seus percursos e do tempo, tornando-se mais vulnerável a imprevistos em relação ao funcionamento do veículo.

A depreciação pode ser calculada com base na desvalorização do veículo na Tabela Fipe, sendo possível obter um percentual médio de desvalorização.

3. Revisões

Para evitar imprevistos e situações de falha do veículo, a revisão é muito importante e é outro custo necessário para que um veículo funcione adequadamente.

Neste caso, identifique os valores gastos com revisões do veículo no período de tempo em que ele rodará a trabalho.

4. Alinhamento e balanceamento

Seguindo a mesma linha das revisões, o alinhamento e balanceamento são importantes para garantir condições adequadas para que o veículo rode.

Estabeleça a periodicidade em que serão realizados, de acordo com uma quantia de km rodado, e verifique qual será o gasto total com alinhamento e balanceamento para que o veículo percorra com tranquilidade.

5. Manutenção

Mesmo levando em conta a depreciação do veículo, é importante também estimar um percentual destinado à manutenção em determinado período, levando em conta gastos como troca de pneus, correias, entre outros.

Mãos à obra!

Após identificar todos os gastos envolvidos para que o viajante percorra determinada quilometragem, é hora de organizá-los para, finalmente, descobrir o custo do km rodado.

Para fins de reembolso, é necessário contabilizar apenas aquilo que o viajante paga de seu próprio bolso, para conseguir calcular o valor do reembolso por km rodado.

Aplicando em nossa planilha, você pode deixar as abas dos gastos que ficam a cargo da empresa em branco. Dessa maneira, você consegue calcular com mais precisão o valor que sua empresa tem de reembolsar ao funcionário, retirando o que é responsabilidade de sua empresa.

No entanto, mesmo que o viajante não arque com algumas despesas do veículo – ficando essas à cargo da empresa – é essencial levantar todos os gastos que compõem o custo do km rodado para melhor gestão financeira.

Nem toda empresa possui um planejamento rígido de rotas que serão percorridas, sendo estas muitas vezes manipuladas pelos viajantes. Situações adversas como tráfego intenso também podem interferir nas rotas e impactar no custo do km rodado.

Assim, havendo ou não um planejamento de rotas, é essencial que haja uma boa gestão dos custos de viagem. Para isso, é importante que a prestação de contas entre o colaborador  e a organização seja um processo claro, organizado e otimizado.

Nós podemos te ajudar!

A precisão é essencial e vantajosa para ambas partes. Conte com a tecnologia como grande aliada: teste gratuitamente o VExpenses, aplicativo que auxilia no processo de prestação de contas e gestão de reembolso.

Entre suas funcionalidades, o VExpenses permite cadastrar o valor de reembolso de quilometragem da empresa, escolher se o viajante pode ou não alterar esse valor ao lançar um percurso e ainda deixar cadastrados alguns trechos recorrentes, para facilitar o controle da quilometragem a ser reembolsada e o lançamento do trajeto para o viajante.

Para melhorar ainda mais esse processo nas empresas, em uma de suas últimas atualizações o app ganhou uma funcionalidade de GPS, para seus colaboradores marcarem automaticamente enquanto viajam cada ponto da quilometragem percorrida em seu trajeto.

É possível também, cadastrar diferentes políticas de quilometragem na sua conta. Ou seja, você pode ter valores diferentes de R$/km para os diferentes níveis hierárquicos ou áreas da empresa, totalmente personalizável, se encaixando perfeitamente nas necessidades de empresas de todos os portes.

Entendeu as vantagens de calcular o valor exato do reembolso por km rodado, e o que deve ser considerado? Confira também o material que disponibilizamos a seguir para te ajudar ainda mais nesse desafio.