O cartão corporativo é um método de pagamento muito prático e vantajoso para custear as despesas externas e até mesmo substituir a “caixinha” da empresa. Porém, é preciso saber controlar os gastos com cartão corporativo de forma eficiente para que ele seja realmente benéfico para a empresa.
A falta de um controle eficiente acaba dando espaço para que ocorram irregularidades, fraudes financeiras e, até mesmo, escândalos corporativos ligados à empresa.
Para tornar a gestão financeira da sua empresa mais efetiva no controle de gastos do cartão corporativo, existem algumas informações e dicas fundamentais que você precisa conhecer.
Acompanhe nosso post até o fim e descubra tudo o que é necessário para realizar um bom controle de gastos com cartão corporativo.
O que é cartão corporativo?
O cartão corporativo é um cartão de débito ou de crédito usado em gastos relacionados à empresa.
Existe uma diferença entre cartão corporativo e empresarial.
O cartão empresarial funciona da mesma forma que um cartão corporativo. Porém, o cartão corporativo é voltado para empresas com faturamento mensal maior do que as que usam o cartão empresarial.
Na prática, podemos considerar que o uso de cartão corporativo ou empresarial possuem os mesmos objetivos. Por isso, nossas dicas a seguir valem para ambos.
Quando falamos de gastos com cartão corporativo, normalmente estamos nos referindo a despesas como:
- Materiais para escritório;
- Despesas com viagens corporativas (hospedagem, passagens, translado, alimentação);
- Almoço com clientes;
- Entre outros.
O cartão corporativo pode ser usado por uma única pessoa ou também por vários funcionários.
Por exemplo, em pequenas empresas, é comum que haja um cartão corporativo para cobrir gastos com materiais para o escritório no dia a dia e gastos para deslocamento para reuniões e almoços com clientes.
Comumente, a empresa recebe a fatura com os gastos do cartão corporativo.
No entanto, também existem casos em que cada funcionário possui um cartão próprio e, assim, recebe sua própria fatura da qual precisa prestar contas dos gastos apresentados.
Para entender mais ainda sobre o assunto, acesse nosso guia sobre o que é cartão corporativo. Nele falamos sobre as modalidades desse tipo de pagamento corporativo, entre outras informações.
Para conferir as vantagens do uso de cartão corporativo nas empresas, continue com a gente!
Quais as vantagens do uso de cartão corporativo nas empresas?
Além de ser um meio de pagamento corporativo que oferece mais comodidade aos funcionários, uma vez que livra suas contas pessoais de débitos da empresa, o cartão corporativo apresenta diversos benefícios para a gestão financeira.
Listamos aqui as principais vantagens. Confira!
1. Separa contas pessoais de contas das empresas
Os gastos com cartão corporativo devem ser exclusivamente despesas relacionadas à empresa.
O uso de cartão corporativo auxilia na separação de contas pessoais e profissionais, principalmente em pequenas empresas.
2. Melhora a centralização das contas e a autonomia dos funcionários
O cartão corporativo ajuda a descentralizar as compras e a centralizar o controle financeiro.
Ou seja, os gastos com cartão corporativo podem ser realizados por funcionários diversos, de forma mais livre, sem necessitar passar por um setor de compras primeiro.
Ao mesmo tempo, essas despesas com cartão corporativo podem ser controladas pelo responsável financeiro de forma mais centralizada dentro do mesmo centro de custo, por exemplo.
Dessa forma, desburocratiza processos de solicitação de compras e de verba para determinadas atividades.
Quando é possível usufruir de um cartão corporativo, é possível atingir um maior nível de independência aos funcionários e obter ainda mais controle sobre os gastos com cartões corporativos.
Acesse nosso guia de cartão corporativo e fique por dentro do assunto!
3. Facilita a conciliação contábil e o controle de fluxo de caixa
O uso do cartão corporativo facilita o processo de auditoria entre valores que saíram e entraram nas contas da empresa.
Isso porque os gastos com o cartão corporativo são centralizados nas faturas e porque esse tipo de cartão é utilizado para separar gastos da empresa de despesas pessoais.
Por centralizar os gastos e facilitar a conciliação, o cartão corporativo também melhora o controle sobre o fluxo de caixa e o disponível.
Os gastos com cartão corporativo ajudam a evitar saques não programados para cobrir despesas do dia a dia ou de deslocamentos corporativos de emergência.
Além disso, a fatura pode ser vista via app de consulta do cartão corporativo – facilitando acesso em tempo real aos dados.
4. Melhora o planejamento financeiro
O uso de cartão corporativo com controle de despesas melhora o planejamento financeiro.
O cartão corporativo permite gerenciar com melhor precisão os gastos em diversos departamentos e centros de custo. A empresa pode conceder a cada departamento, por exemplo, um cartão corporativo.
Aliado a uma boa política de uso de cartão de crédito corporativo e um processo bem definido de prestação de contas do cartão corporativo, o uso de cartão corporativo fornece embasamento de dados para melhorar o planejamento financeiro e orçamentário.
5. Melhoria na gestão das despesas de viagens
Em comparação ao processo de reembolso de despesas, usar o cartão corporativo para custear despesas com alimentação, transporte e hospedagem possui o benefício de que o colaborador não terá sua conta pessoal impactada em nenhum momento.
Ou seja, ao realizar o gasto com o cartão, o custo é descontado diretamente da conta da empresa. Assim, elimina-se uma etapa e torna-se o processo mais rápido.
Porém, usar o cartão corporativo para esse tipo de despesa não dispensa a obrigatoriedade de prestação de contas do lado do funcionário.
Afinal, a empresa apenas é obrigada a custear os gastos previstos em lei e em sua política de reembolso de despesas, enquanto o colaborador se encontrava à disposição da empresa.
O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma que simplifica tanto o processo de reembolso de despesas, quanto a prestação de contas e controle de gastos com cartão corporativo.
A plataforma possui uma tecnologia que dispensa a necessidade de armazenar notas fiscais físicas para o detalhamento das despesas com o cartão corporativo.
Além disso, a prestação de contas é essencial também para garantir o compliance e a transparência no uso do cartão corporativo.
Como controlar gastos com cartão corporativo?
O uso de cartão corporativo nas empresas pode trazer essa série de benefícios, mas para isso é imprescindível controlá-lo de forma eficiente.
Veja a seguir dicas essenciais para controlar os gastos com cartão corporativo.
1. Estabeleça um bom processo de prestação de contas
Na fatura, os gastos com o cartão corporativo não são detalhados. Ou seja, aparece apenas o nome do estabelecimento e o valor da despesa.
Assim, somente o controle dos gastos com cartão corporativo via fatura não permite uma análise completa do que foi gasto por departamento ou colaborador.
Além disso, e por isso, é possível que ocorra fraudes no cartão corporativo.
Para evitar que isso ocorra, é imprescindível que haja um processo de prestação de contas bem estruturado, em que os funcionários devam detalhar essas despesas.
Nesse caso, você pode contar com ferramentas como planilha de controle de cartão de crédito empresarial, modelos de relatório e até mesmo ferramentas que simplificam esse processo.
O VExpenses, por exemplo, é um aplicativo que permite o escaneamento de notas fiscais e o preenchimento automático de despesas com base nessa nota. Além disso, reúne as despesas em relatórios que podem ser enviados diretamente para os gestores dentro do app, sem muito esforço.
Outro caso em que o detalhamento das despesas é importante é em relação ao km rodado.
Caso o veículo utilizado em deslocamentos corporativos não seja da empresa, o gasto com combustível no cartão corporativo pode não ser integralmente uma despesa corporativa.
Assim, o controle de km rodado também é importante, e pode ser feito por meio de planilhas e também de aplicativos como o VExpenses.
Para entender mais sobre esse assunto, acesse nosso Guia Completo de Reembolso de Quilometragem.
2. Faça controle de fluxo de caixa e conciliação contábil
No fluxo de caixa você identifica e documenta todas as entradas e saídas das contas da empresa.
Deve-se levar em conta os gastos com o cartão corporativo e os prazos para pagamento para manter o controle e a saúde do caixa.
Manter o controle de fluxo de caixa permite projetá-lo para os próximos meses – sendo possível estimar novas entradas e saídas.
Nesse processo a conciliação contábil é essencial para não lançar nenhum valor incorreto.
Lembre-se: no fluxo de caixa, o lançamento dos gastos com cartão corporativo deve ser feito para a data de vencimento da fatura.
3. Faça análise dos gastos com cartão corporativo
Para controlar melhor os gastos com cartão corporativo faça a análise deles.
Por exemplo, verificar quais despesas são recorrentes é essencial para o planejamento de contas.
É durante a análise que se observa também os gastos por centros de custo. Uma análise voltada para centro de custos é essencial para analisar a viabilidade de projetos e melhorar a gestão financeira.
As análises ajudam no planejamento financeiro e a realizar análise preditiva financeira.
É válido lembrar que os gastos com o cartão corporativo não devem ser computados como uma única categoria no plano de contas.
Afinal, o cartão corporativo é um meio de pagamento e não as contas em si.
No plano de contas deve-se projetar as despesas em si – como por exemplo despesas com hospedagem, despesas com deslocamento corporativo, entre outras.
4. Construa uma política de uso de cartão corporativo
Faça e comunique uma política de uso do cartão corporativo.
Nela devem ser definidas as regras para uso do cartão corporativo. Por exemplo, quais são os gastos com cartão corporativo permitidos, quem pode utilizá-lo e o limite de gastos com o cartão corporativo por trabalhador ou centro de custo.
É interessante também criar um termo de responsabilidade de uso de cartão corporativo.
Além disso, devem ser definidas as penalidades de descumprimento à política e demais regras que forem relevantes.
Para facilitar a criação desse documento, é possível pautar-se pela política de reembolso de despesas da empresa. Assim, as despesas reembolsáveis já estão definidas e você apenas precisará incluir as peculiaridades do pagamento com cartão corporativo.
5. Considere o uso de cartão pré-pago
O uso do cartão corporativo pode trazer uma série de vantagens, entre elas melhorar o controle de gastos com cartão corporativo.
Entre as maiores vantagens do cartão pré-pago está o estabelecimento dinâmico de limites, que podem ser configurados conforme suas necessidades no momento. Além de prevenir surpresas no fechamento do mês ao receber a fatura, como ocorre com os cartões tradicionais.
Além disso, faça também uma comparação entre a anuidade do cartão de crédito empresarial tradicional e taxas relacionadas ao cartão pré-pago.
Depois disso você estará apto a tomar a decisão da melhor solução para sua empresa.
6. Fiscalize o uso do cartão corporativo
Para que a política de uso de cartão corporativo funcione e para evitar as possíveis fraudes, deve-se realizar fiscalização e observar se o termo de responsabilidade de uso de cartão de crédito corporativo está sendo cumprido.
É fundamental observar que os gastos com o cartão corporativo precisam ser compatíveis com a realidade e com a função que o trabalhador exerce.
Assim, preocupe-se em garantir que os limites de gastos estejam sendo respeitados.
E para isso, como já dissemos anteriormente, é necessário que haja prestação de contas e aprovação das despesas.
Um processo de prestação de contas bem definido inclui a fiscalização dos gastos com o cartão corporativo.
No VExpenses, por exemplo, o responsável financeiro consegue analisar as despesas em um dashboard completo em tempo real e aprovar relatórios de despesas enviados dentro do próprio app.
Há empresas que além do controle diário e mensal das despesas, contam com processos de auditoria.
Estruturar a gestão de compliance também auxilia no controle de gastos com cartão corporativo e evita descumprimento de políticas e regras da organização.
7. Use tecnologia no gerenciamento de gastos com cartão corporativo
O uso de tecnologias no controle de gastos agrega na precisão e segurança dos dados e na praticidade dos processos.
Por exemplo, no processo de prestação de contas, os comprovantes e relatórios estarão mais seguros em sistemas com armazenamento em nuvem.
Além disso, aplicativos de gestão de despesas são práticos e agilizam o fluxo de informações, aprovações e controle de gastos.
O VExpenses, por exemplo, utiliza o armazenamento em nuvem para a segurança dos dados e pode gerar economia financeira no processo de prestação de contas.
Gostou das dicas? Quais delas você já utiliza em sua empresa para controlar os gastos com cartão corporativo e quais não? Compartilhe nos comentários!
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