Todos sabem que o uso excessivo de papel é prejudicial ao meio ambiente. Por si só, esse já deveria ser um excelente motivo para uma política de redução de consumo de papel nas empresas.
No entanto, o que muitos ignoram é que reduzir o consumo de papel nas empresas também tem importância estratégica.
Confira a seguir como calcular o consumo de papel na sua empresa, quais são essas vantagens estratégicas e 14 dicas práticas para começar a reduzir o consumo de papel nas empresas já!
Qual a importância estratégica de reduzir o consumo de papel nas empresas?
Ações de responsabilidade socioambiental são cada vez mais importantes para as empresas.
Se antes não eram essenciais e poderiam ser vistas como vantagem competitiva, a tendência é que se tornem obrigatórias no futuro.
Não falamos exatamente de leis e multas, mas sim da pressão social crescente para que as empresas desenvolvam ações que reduzam impactos sociais e ambientais.
Essa pressão social ocorre por meio de tendências, consumidores e investidores.
Diante disso, surgem 2 bons motivos para investir na redução de consumo de papel nas empresas:
- Reduzir o impacto ambiental gerado desde a produção ao descarte do papel;
- Valorizar a imagem da empresa diante dos mais diversos stakeholders (investidores, consumidores, funcionários, fornecedores).
Outro grande motivo para reduzir o consumo de papel nas empresas é a economia financeira que será gerada.
Vamos considerar que um pacote de 500 folhas de papel A4, bastante usado nas empresas, custa entre R$15,00 a R$20,00.
Nesse caso, o custo da folha vai variar de R$0,03 a R$0,04. Parece pouco, não é?
Pensando apenas no papel em si, imagine, quanto é possível economizar:
- Se forem reduzidas impressões de arquivos erradas;
- Se usarmos papéis destacados para rascunho;
- Se imprimirmos frente-verso sempre;
- Se fizemos apresentação de slides ao invés de imprimir relatórios para apresentar em reuniões;
- Se anotarmos recados digitalmente.
E isso porque nem levamos em consideração o consumo de post-its nesta conta!
Será que tudo que imprimimos é necessário imprimir?
Ok. Talvez você não tenha achado grande economia pensando só no consumo de papel.
Porém, o custo do consumo de papel nas empresas não envolve só o papel! Temos também:
- Custo transporte/frete do papel;
- Custo de impressão/cópia (tinta);
- Manutenção das impressoras;
- Custo de armazenamento (pastas/arquivos/espaço para armazenamento);
- Custo de descarte, no caso de informações sensíveis (equipamento para descarte, tempo de trabalho envolvido no descarte);
É claro que o custo do consumo de papel vai variar de empresa para empresa, conforme a quantidade de impressões/papel consumido.
Já calculou quanto a sua empresa gasta com o consumo de papel?
Não se esqueça que esse consumo vai além do papel comprado, hein!
Para se ter uma ideia, a Peccin conseguiu reduzir 82,5% só de gastos com geração de papel em envios de Correio ao reestruturar seu processo de reembolso de despesas com tecnologia!
Você pode conferir a história completa no nosso artigo de estudo de caso da Peccin!
Como estimar o consumo de papel nas empresas?
Para conseguir fazer o cálculo de maneira estimada e apenas considerando o cenário de uso de papel para impressão, o primeiro passo será identificar quantas impressões são realizadas por mês na sua empresa.
Um cartucho comum faz em média 200 cópias (em torno de R$50,00), enquanto um cartucho grande faz 600 (em torno de R$120,00). Enquanto isso, um toner rende em média 1300 páginas (em torno de R$350,00).
Para calcular mais precisamente, veja o preço do cartucho ou toner usado em sua empresa.
Com base no preço médio do cartucho ou toner, calcule quanto é gasto para impressão no mês.
Para isso, veja quantos cartuchos/toners são necessários para a quantidade de impressões realizadas no mês e multiplique pelo preço.
Se você faz manutenções periódicas de impressoras ou aluga impressoras, considere também nessa conta o valor médio mensal gasto com esse tipo de despesa.
Além disso, levante os gastos mensais com armazenamento e descarte, que também vão variar de empresa para empresa.
Simplificando o cálculo, vamos considerar que sua empresa faça 1300 impressões por mês.
Nesse exemplo, você gastará:
- R$39,00 com papéis (R$0,03 x 1300);
- R$350,00 com tinta (1 toner).
Totalizando pelo menos R$389,00 gastos no consumo de papel impresso no mês. O que seria R$4668,00 no ano!
Outro exemplo: se sua empresa faz 10.000 impressões por mês, você gastará:
- R$300,00 com papel;
- Aproximadamente R$2.800,00 com tinta (aproximadamente 8 toners, considerando média de 1.300 impressões por toner).
Totalizando pelo menos R$3.100,00 gasto com papel no mês. Ou seja, R$37.200,00 no ano!
Para um cálculo mais completo, lembre-se de somar também os demais custos como frete, armazenamento e descarte.
Além disso, adicione o gasto com consumo de papel usados para outras finalidades que não impressão, como bloco de notas, papéis para rascunho e post-its.
E tem mais: o tempo gasto para achar informações impressas é bem maior do que procurar informações no computador.
Com isso, o consumo de papel nas empresas em excesso torna o tempo gasto para acessar informações maior do que seria com a priorização do armazenamento de informações digital.
Além disso, é bastante raro consultarmos informações impressas duas vezes.
Muitas vezes, não percebemos o tamanho do impacto financeiro do consumo de papel na empresa por ele entrar no grupo do custo fixo da empresa, uma vez que se trata de uma despesa administrativa.
Porém, existe um percentual de custo fixo ideal para cada empresa, e esse valor depende de uma série de variáveis como o porte e o setor.
No entanto, o consultor Edmilson Tanaka, em artigo para o SEBRAE, traça um panorama com base no mercado, de qual seria o percentual de custo fixo ideal:
- Indústria: pequeno porte 15 a 20%, médio e grande até 15% do faturamento
- Comércio: pequeno porte 10 a 20%, médio e grande até 10% do faturamento
- Serviços: pequeno porte 15 a 25%, médio e grande porte até 15% do faturamento
E a sua empresa, está com percentual de custo fixo dentro do ideal?
Pensando na gestão de custos, como já te mostramos anteriormente, a redução de consumo de papel nas empresas pode ser um outro passo para reduzir o percentual de custos fixos.
E se a sua resposta para nossa pergunta anterior foi não, nossos artigos podem te ajudar!
Confira nossas dicas de redução estratégica de gastos e tambémsaiba como reduzir despesas administrativas.
E para conseguir uma gestão otimizada dos custos, confira também nosso guia sobre centro de custos.
Como você pôde perceber, não faltam vantagens para reduzir o consumo de papel nas empresas.
Continue acompanhando para ver dicas práticas para começar essa política imediatamente na sua empresa!
Como reduzir o consumo de papel nas empresas?
1. Configure as impressoras para reduzir o consumo de papel
A primeira pergunta de todas a ser respondida quando o assunto é realizar a impressão de algum documento é:
Esse documento realmente precisa da versão física ou pode ser mantido na versão digital?
Se for realmente muito necessário realizar uma impressão em determinada situação, existem algumas configurações padrões que ajudam a economizar papel e o gasto com tinta:
- Impressão frente e verso;
- Impressão em escalas de cinza;
- Autenticação manual na impressora ao imprimir, o que minimiza a impressão de papéis que serão esquecidos ou desnecessários;
- Diminuição de qualidade da impressão, quando possível;
2. Visualize antes de imprimir
Nem sempre precisamos imprimir todas as páginas de um documento. Ou até mesmo corremos o risco de imprimir o documento errado.
Por isso, use o recurso visualizar antes de imprimir.
3. Reaproveite e descarte corretamente
Utilize papéis que seriam descartados para rascunho e disponibilize esse tipo de rascunho para os demais funcionários.
Além disso, facilite a reciclagem:
- Tenha lixeiras para descarte de recicláveis bem sinalizadas;
- Conscientize sobre a maneira correta de usá-las, para que não haja mistura com lixo orgânico.
4. Não imprima papéis que em breve perderão a utilidade
Pense duas vezes antes de imprimir. É realmente necessário? Esse documento terá utilidade impresso ou perderá a utilidade em breve?
Até mesmo e-commerces costumam ter um botão de imprimir o comprovante de um pedido, por exemplo. Mas será mesmo necessário?
Normalmente você pode armazenar esse tipo de informação com o e-mail automático enviado após uma compra ou até mesmo guardar um print com o número do pedido.
5. Apresente slides em reuniões
Não imprima relatórios para apresentação em reuniões, até porque esse documento físico pode até mesmo distrair os ouvintes.
Invista em uma boa apresentação de slides, o que também valoriza sua apresentação.
6. Cancele o recebimento de faturas físicas
Priorize o débito automático ou o acompanhamento de faturas online, que estão disponíveis para quase qualquer tipo de serviço.
Além disso, muitos bancos já praticam o envio da fatura por e-mail que, além de diminuir o uso de papel, também previne qualquer imprevisto que pode ocorrer com a entrega desta pelo Correios.
7. Adote emissão de notas fiscais e ordens de serviços digitais
A nota fiscal eletrônica possui mesma validade que a física, assim como ordens de serviço digitais.
Caso você ainda tenha dúvida sobre a emissão desse documento, nós fizemos uma série de artigos dedicados a te explicar como funciona a NF-e e a nota fiscal digitalizada, confira!
8. Armazene notas fiscais digitalmente
A digitalização de documentos é um recurso muito útil atualmente. Além de facilitar a troca de informação, ajuda a preservar as informações contidas neles.
Além da nota fiscal em XML, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização, assim como documentos físicos.
9. Adote o Certificado Digital
É possível assinar documentos eletronicamente com a mesma validade jurídica da assinatura física, tendo Certificado Digital.
Ele garante autenticidade, controle e segurança a um documento eletrônico. Isso porque esse tipo de assinatura usa métodos criptografia para tornar o documento eletrônico inviolável.
10. Adote o armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem reduz os custos com o armazenamento e auxilia na redução do consumo de papel nas empresas.
Além disso, evita perda de informações e é uma forma muito segura de armazenamento.
Que tal cogitá-la para sua empresa?
11. Use ferramentas que te auxiliem a digitalizar os processos da empresa
O VExpenses, por exemplo, é um software que reduz o uso e o armazenamento de papéis e documentos físicos do processo de prestação de contas de funcionários na empresa.
É uma plataforma, que conta com interface mobile e web, para prestação de contas de reembolso corporativo.
No VExpenses, o processo de reembolso é todo automatizado e digital, eliminando a necessidade de armazenamento de notas fiscais físicas na empresa.
Além de reduzir os riscos no armazenamento de notas fiscais como perda, ele reduz os gastos com prestação de contas em até 88%. Ou seja, mais uma vantagem econômica.
Assim como existe o VExpenses para te auxiliar a melhorar o processo de reembolso de despesas da sua empresa, também existem no mercado outras soluções especializadas para cada processo do seu negócio.
Ou seja, não existem desculpas para não começar a digitalizar agora mesmo!
12. Faça campanhas de conscientização e estabeleça metas
Não basta avisar os funcionários de que eles precisam reduzir o consumo de papel na empresa, é preciso motivá-los nessa causa.
Faça uma campanha de conscientização e trate isso como um projeto:
- Seja objetivo;
- Conscientize sobre a importância de reduzir o uso de papel;
- Passe a eles essa lista de ações práticas para reduzir o consumo de papel na empresa;
- Estabeleça metas e recompensas;
- Faça a comunicação via email;
- Acompanhe os resultados.
Você ainda pode usar softwares de bilhetagem de impressão que contabilizam impressões, geram relatórios e ainda permitem inserir políticas para a realização de impressões.
13. Use ferramentas que substituem notas e rascunhos físicos
É muito comum o uso de post-its e rascunhos. Existem ferramentas gratuitas que simulam até mesmo o efeito visual dos post-its e sincronizam as anotações em diversos dispositivos.
Alguns exemplos são: Google Keep, Color Note, Notas Adesivas.
Outras como o Trello e o OneNote possuem ainda mais recursos para organização de tarefas e rascunhos.
Se sua equipe gosta de usar murais e post-its, por exemplo, uma solução simples é usar lousas ao invés dos post-its.
14. Repense as ações de marketing
A panfletagem ainda é uma ação de marketing muito comum para divulgação de produtos e serviços. No entanto, bastante nociva.
Estimule o departamento ou a agência de marketing a realizar campanhas criativas que possam substituir ou minimizar ações como panfletagem e o consumo de papel.
Aqui o que vale é a criatividade e o acompanhamento de tendências:
- marketing digital;
- eventos e live marketing;
- brindes úteis que evitem o consumo de papel;
- entre outras.
Além disso, não podemos esquecer do endomarketing. Evite o consumo de papel também nas comunicações internas.
Por exemplo, é possível enviar cartões de aniversário e datas comemorativas via email. Nem sempre é necessário imprimir avisos.
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