Diárias de viagem a trabalho: o que são, o que diz a CLT e como calculá-las

As diárias de viagem na CLT são um valor pago ao colaborador antes de sua viagem de negócios, para cobrir os gastos do trajeto. Quando esse valor é superior a 50% do salário do funcionário, ele deve ser integrado ao seu salário.

Como prever os gastos com viagens corporativas? Essa é uma questão que gera bastante dúvida e questionamento, especialmente em relação às diárias de viagem, reembolso de despesas e ajuda de custo para os funcionários.

Afinal, para ter um planejamento orçamentário realista e eficaz, as empresas que costumam realizar viagens a negócio precisam incluí-lasno orçamento,e saber definir bem quais lugares valem a pena ser visitados. 

Para isso, o gestor que lida com essas viagens precisa conhecer bem os termos e leis associados a essa atividade antes de conseguir determinar qual o valor de uma diária de trabalho. 

Aqui neste artigo vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto, te ajudar a entender como calcular a diaria de trabalho e qual melhor forma de monitorar esses gastos para que você consiga se organizar e não ter problemas no futuro. Confira!

O que é diária de viagem?

Diárias de viagem são valores pagos ao colaborar antes de uma viagem de negócios para cobrir os gastos desse percurso. Ou seja, o valor de uma diaria deve ser suficiente para cobrir despesas que o funcionário possa ter durante as atividades fora da empresa, enquanto estiver a serviço dela. 

Inclui, basicamente: transporte, alimentação e hospedagem, podendo ou não englobar outros itens, como seguro viagem, por exemplo.

Essas diárias de viagens, comumente, não possuem natureza salarial. E o funcionário precisa fazer a prestação de contas ao retornar a companhia. 

Vale lembrar, também, que esses valores não são considerados nos encargos trabalhistas, como FGTS e 13º salário e devem ser acertados entre o funcionário e a empresa, que vai delimitar os valores a serem gastos, conforme o tipo de viagem realizada.

Quando as diárias para viagem integram o salário do empregado?

Pela lei, as diárias de viagem assumem natureza salarial quando ultrapassam 50% do salário-base mensal do colaborador. Isso ocorre em situações específicas, para certas profissões e cargos que obrigam o funcionário a viajar cotidianamente, como consultores e vendedores externos, por exemplo.

Dessa forma, o valor incide na folha de pagamento e sob ele as mesmas obrigações tributárias que dizem respeito ao salário, como contribuição previdenciária, férias, 13º salário e imposto de renda.

E quando isso acontece, a empresa não pode exigir a prestação de contas sobre a diária de viagem.

Então, para que a diária de viagem seja integrada ao salário é preciso que:

• as viagens façam parte da função do colaborador e estejam previstas no contrato;
• as diárias de viagem sejam pagas habitualmente;
• os valores excedam a 50% do salário-base;
• não haja prestação de contas.

Qual o tempo de uma diária?

De acordo com a CLT, sob uma diária de viagem a trabalho aplicam-se as mesmas regras de quando o profissional está exercendo sua função dentro da empresa.

Ou seja, se o colaborador trabalha, normalmente, 8 horas diárias dentro do regime de 44 horas semanais, ele terá que cumprir a mesma carga horária de trabalho onde quer que esteja.

Contudo, é importante observar que o deslocamento da acomodação para o local de trabalho, e vice e versa, não é levado em consideração como hora de trabalho. Mesmo em viagem de negócio e com transporte fornecido pela empresa.

A não ser que seja um deslocamento por interesse exclusivo da empresa, como de uma reunião para outra. Ou que a empresa tenha acordado que o colaborador fique de sobreaviso. Ou seja, ele fica à disposição da empresa para chamadas emergenciais. 

Ajuda de custo e diárias de viagem são a mesma coisa?

Uma dúvida bem comum com quem trabalha na área financeira de uma empresa e precisa lidar com esses pagamentos é a diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo. 

De uma maneira bem direta, a diária de viagem é um valor habitual pago ao colaborador que faz viagens constantes pela empresa. 

Já a ajuda de custo, por sua vez, é uma quantia que deve ser paga pela empresa ao funcionário em caráter estritamente ocasional.

O entendimento predominante na CLT é de que o pagamento da ajuda de custo é realizado quando ocorre uma transferência de estado ou município, e por esse motivo o funcionário precisa fazer a mudança de domicílio.

A ajuda de custo também pode ser feita para deslocamentos ocasionais, quando o funcionário comparece a um evento corporativo ou reunião em nome da empresa, o qual não seja rotineiro.

Ou seja, a ajuda de custo é um pagamento único e jamais terá natureza salarial, mesmo que ultrapasse o salário do empregado naquele mês.

Mas fique atento! Quando o pagamento da ajuda de custo se torna algo habitual, independente de prazo e valor, esses valores passarão a ter natureza salarial, integrando a remuneração do empregado para todos os efeitos legais.

Entender essas diferenças é fundamental para escolher a atividade correta ao incluir as despesas tanto na contabilidade da empresa, quanto na folha de pagamento do colaborador.

E também é importante para manter a organização livre de acusação de fraude fiscal e evitar processos trabalhistas.

Como calcular a diaria de trabalho?

Como já dissemos anteriormente, o cálculo dos custos da viagem corporativa deve considerar os gastos como acomodação, alimentação e transporte.

Uma dica que facilitará todo o processo é ter um histórico de viagens da empresa para basear o seu cálculo, fazendo as projeções corretas. 

E isso pode ser tanto uma planilha alimentada manualmente, quanto um dashboard, como o disponibilizado pelo VExpenses, que permite que o gestor consiga analisar detalhes de todos os gastos com viagens a trabalho. É claro que contar com um dashboard tornará seu controle financeiro muito mais preciso.

Mas, vamos agora ao passo a passo para calcular qual o valor da diária de viagem, e também conhecer algumas das melhores práticas para realizá-lo:

1. Liste todas as despesas

Para calcular o valor de uma diária de trabalho, primeiro é necessário listar todas as despesas que podem estar envolvidas na viagem corporativa, tais como:

• passagem de avião, de ônibus ou o combustível;
• translado no local, quando necessário ou quilometragem para deslocamento;
• diárias de hotel;
• custos com alimentação;
• seguro viagem;
• aluguel de carro ou despesas do veículo da empresa.

Dica: A lista vai variar de acordo com cada viagem e a política de reembolso da empresa. Assim, crie a sua de acordo com cada viagem e combine tudo com o funcionário para não ter dor de cabeça depois.

2. Calcule uma média de gastos

Depois de ter conhecimento de todos os gastos inerentes à viagem de trabalho já é possível estabelecer uma média para cada um deles.

Tenha em mente que o valor não tem como ser preciso, pois vai variar bastante de acordo com o destino. 

O importante é se esforçar para estabelecer esse valor médio mais próximo do real possível. Isso é essencial para antever os gastos da viagem e preparar as finanças do negócio.

Para isso, será necessário fazer algumas cotações. Anote todos os valores levantados e coloque-os em uma tabela.

Outro ponto de extrema importância neste momento é tomar cuidado para que o orçamento faça sentido. 

Ou seja, não elabore projeções que tornem o orçamento muito apertado, podendo causar um mal estar ao funcionário em viagem e, ao mesmo tempo, não deixe-o com muita folga.

Afinal, uma boa gestão financeira é aquela capaz de minimizar os custos e aumentar os lucros, certo?

3. Calcule a diária da viagem

Com as cotações em mãos, é hora de colocar a matemática em prática. Junte todos os valores e some as despesas.

Agrupando essas tarifas é mais claro compreender qual o valor de uma diária e quanto a viagem de negócio custa como um todo para a empresa. 

Assim, é mais fácil definir limites de gastos e planejar a liberação do orçamento.

4. Defina um orçamento

Para finalizar, considere uma reserva de emergência, caso algo saia planejado e seja preciso estender a viagem, por exemplo.

Com a estimativa de orçamento definida, compartilhe a informação com o colaborador que irá fazer a viagem. Informe o teto de gastos que será compensada nessa viagem e todas as instruções necessárias para a correta prestação de contas. 

Uma boa prática é elaborar uma política de reembolso de viagens corporativas, especificando quais são as despesas e valores cobertos pela empresa, e apresentá-la a todos os funcionários.

Assim, todos tomam conhecimento das regras, ficam cientes do que é ou não arcado pela empresa e que, caso o valor seja superior ao estipulado, ficará sob sua responsabilidade arcar com as despesas extras. Além de possibilitar que todos os funcionários aprendam o que é preciso fazer para solicitar o reembolso.

Algumas empresas optam pelo adiantamento, que é dar o dinheiro ao colaborador para que ele custeie a viagem. Mas a maioria prefere trabalhar com reembolsos.

Lembra do que falamos sobre o orçamento precisar fazer sentido? 

Essa é a principal justificativa de o reembolso de despesas a trabalho ser o melhor método de custear esse tipo de gasto. 

Ao se optar pelo reembolso de despesas, no primeiro momento o funcionário deve arcar com os custos da viagem com seu próprio dinheiro, e depois a empresa devolve o valor gasto.

Porém, tanto para o adiantamento, quanto para o reembolso é preciso que haja a prestação de contas dos gastos da viagem.

E, mesmo com uma política de viagem bem definida, o processo feito de forma manual pode ser bem trabalhoso tanto para o funcionário, quanto para a empresa. 

É por isso que a nossa última dica é busque automatizar esse processo financeiro. Contar com a tecnologia é garantia de diminuição da morosidade do processo. 

E para te ajudar com isso, o VExpenses é a plataforma de reembolso de despesas que vale a pena conhecer. Com diversos clientes em todo o Brasil e América Latina, o VExpenses é a plataforma mais completa do mercado nacional e que vem colecionando cases de sucesso por onde passa.

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