A rápida e repentina ascensão da adoção do teletrabalho no mundo corporativo brasileiro fez com que gestores que ainda não eram familiarizado com a temática, ficassem com muitas dúvidas quanto às relações de trabalho. Entre as dúvidas mais comuns estão as que dizem respeito às obrigações financeiras das empresas para com seus funcionários: como deve acontecer a ajuda de custo para home office CLT?
A reforma trabalhista de 2017 (lei nº 13.467) já previa algumas diretrizes para esse modelo trabalhista que, até então, era pouco popular entre as empresas brasileiras. Segundo a consultoria Cushman & Wakefield, chegou à 73,8% do total de entrevistados o número de empresas que planejam adotar, manter ou ampliar suas políticas para contratos de trabalho home office CLT como algo definitivo após o fim do isolamento social estabelecido em 2020.
Para te ajudar a entender um pouco mais sobre as obrigações financeiras da empresa com o funcionário CLT em home office, ou seja, a ajuda de custo para home office CLT, elaboramos esse artigo onde falamos das disposições da lei e como fazer o cálculo desses custos. Acompanhe!
Quais as obrigações legais e financeiras do modelo home office CLT?
De forma simplória, o funcionário que possui um contrato de trabalho home office CLT tem os mesmos direitos e deveres de todos os outros colaboradores da empresa.
Isso porque o artigo 6 da Consolidação das Leis Trabalhistas determina que, seja a atividade profissional realizada da maneira convencional ou teletrabalho, se esta for regida por um contrato de trabalho do regime CLT, os efeitos jurídicos são os mesmos.
E assim, para tratarmos aqui sobre as obrigações financeiras da empresa com o colaborador CLT em home office, vamos focar no assunto do reembolso de despesas no home office.
Para entendermos esse assunto, primeiro precisamos conhecer o princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT.
Esse princípio assegura que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio.
Ou seja, tanto no modelo convencional, quanto no trabalho home office a empresa arca com os gastos que o colaborador passe a ter a fim de desempenhar sua atividade profissional.
Porém, antes de nos aprofundarmos no tema, devemos entender o que é esse custo ao empregado considerado como gastos com trabalho home office para funcionário.
O gasto com trabalho home office é toda e qualquer despesa extraordinária que o colaborador venha a ter em função da atividade que exerce para a empresa.
Por exemplo, o uso de dados de internet em um nível acima do que ocorria antes do início do home office é considerado como gasto extraordinário e deve ser reembolsado pela empresa.
Porém, a lei flexibiliza a questão do custeamento desses gastos e não impõe nenhuma diretriz rígida a ser seguida pela empresa.
O intuito é deixar livre para que essa negociação ocorra entre as partes a respeito dos gastos de infraestrutura.
No entanto, o contrato de trabalho home office CLT deve formalizar essa negociação, determinando quais despesas serão responsabilidades da empresa ou empregado, e no caso destas últimas quais serão consideradas reembolsáveis.
Uma dica importante é já ter uma política de reembolso de despesas definida para a empresa no momento dessa negociação, na qual seja possível se respaldar legalmente.
Na prática, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, são efetivamente pagos pelo trabalhador.
Já as despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de recibos.
Aliás, a ajuda de custo home office não integra salário ou incide INSS.
Como calcular ajuda de custos para home office CLT?
O aumento do gasto de energia elétrica devido ao uso das ferramentas de trabalho, o maior consumo de internet e o aumento do valor do gasto com telefone, são alguns exemplos mais comuns de gasto de trabalhar em home office.
Alguns cálculos, como o gasto com telefonia, são mais fáceis de calcular e comprovar do que outros, como a despesa com energia elétrica.
No caso da primeira situação, basta apontar no demonstrativo da linha quais as ligações que foram feitas em razão das atividades de trabalho, a duração e o valor cobrado por cada uma.
Já para a questão da energia elétrica, uma das formas de calcular os custos do home office CLT é fazendo a média de gastos dos últimos seis meses relativos ao tempo no qual ainda não estava exercendo o teletrabalho, e compará-lo com o momento atual.
Porém, como esse tipo de despesa costuma ter flutuações em decorrência de políticas regionais, como a aplicação de bandeiras diferentes para diferentes localidades, a forma mais certeira de realizar esse cálculo é descobrir o consumo dos aparelhos.
Para este cálculo, você pode seguir os seguintes passos:
- Encontre a indicação de potência do seu aparelho eletrônicos, por exemplo 1000 watts ou 1000W;
- Caso você tenha um aparelho que consome 1000 W, divida o valor por 1000 para saber em kW;
- Agora, você precisa multiplicar o consumo do aparelho (em kW) pela quantidade de horas que esse aparelho fica ligado por dia e, também, pela quantidade de dias;
- O resultado obtido no consumo total, em kWh, deve ser multiplicado pelo valor do kWh cobrado pela empresa fornecedora de energia da sua região. O valor residencial é próximo de R$0,30.
Por exemplo: durante 30 dias do mês seu aparelho, que consome 1kW, fica ligado durante duas horas, você terá um consumo de:
1kW x 30 dias x 2 horas = 60kWh
60kwh x R$ 0,30 = R$ 18,00
Assim, você obtém o valor exato do custo de energia utilizado pelo colaborador à serviço da empresa.
É importante mantermos em mente dois aspectos importantes:
- O valor de consumo diz respeito a quando o aparelho está ligado. Aparelhos em standby, ou seja, que ficam ligados na tomada, porém desligados, consomem pouquíssima quantia de energia, mas não deixam de consumir;
- O reembolso do valor gasto com energia elétrica só acontecerá se constar como despesa reembolsável na política de reembolso de despesas da empresa, e for combinado anteriormente mediante contrato.
De forma análoga, é possível calcular o uso de um pacote de dados de internet utilizando o consumo médio de dados de algumas tarefas comuns:
- enviar um e-mail de texto: 5 KB;
- enviar uma mensagem de texto por WhatsApp: 5 KB;
- acessar uma página de website: 300 KB;
- enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
- baixar um aplicativo: 15 MB
Caso prefira, existem alguns simuladores de consumo de internet capazes de oferecer um valor mais exato para esse tipo de consumo.
Como você pôde perceber, conseguir calcular o valor exato para indenizar o funcionários pelos custos do home office é um trabalho quase impossível. Por isso, muitas vezes a melhor escolha é optar pelo reembolso de despesas.
No reembolso, o valor pago ao funcionário é exato, pois necessita de comprovação por meio do processo de prestação de contas. Assim, ninguém sai prejudicado, nem a empresa, com pagamentos que poderiam ser muito excedentes ao valor realmente gerado na despesa, nem o colaborador, que poderia receber uma indenização abaixo do custo que ele realmente teve.
Agora que você já sabe como calcular e gerir os custos dos seus funcionários que estão em home office, é hora de botar a mão na massa! E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na gestão de reembolsos de despesas da sua empresa!
Olá bom dia, eu trabalhei o mês de dezembro todo de home Office, e voltei pra empresa em janeiro, porém a empresa estáva me dando uma ajuda de custo de 80.00$ porém, não veio esse valor referente a dezembro. Fui informado que foi feito um reembolso. E esse valor iria vim no salário de fevereiro. Porém não veio, fui desligado da empresa agora no mês de março e me informaram que não tem a obrigação de me devolver esse valor onde não existe isso de reembolso. Como posso recorrer??
Olá, Ewerton! Tudo bem?
Como a ajuda de custo não chega a ser uma obrigação legal, e sim uma boa prática corporativa a decisão de pagar ou não a ajuda de custo aos colaboradores e o valor a ser pago fica a critério da empresa.
Para que haja reembolso de despesa é preciso ter prestação de contas. Caso isso não tenha ocorrido, não é possível alegar a obrigatoriedade da indenização do valor desse gasto.
Caso não tenha nenhuma prova formal desse acordo em contrato ou em política de despesas da empresa, acredito que, infelizmente, não há meios de recorrer legalmente.
Espero ter ajudado!
Até mais!
Olá. No caso de professor, já tenho smathphone, chip , internet 100Gb, notebook, mas que está sendo usado absolutamente para o trabalho home office, e alguns dias também no presencial. Ou seja, o trabalho só perguntou no início “vc tem whatsapp?”. E o desrespeito ao horário fixo de trabalho e aos dias: são constantes recados manhã/tarde/noite /feriado/ponto facultativo/ sábado/ domingo. Mudanças aleatórias de dias e horários de reuniões (como htpc e formação). Meu smathphone não o busquei na escola, meu chip é pessoal (quase não consigo visualizar contatos pessoais; fotos da família se misturaram com vídeos/fotos de alunos). Não querem nos propor sequer a plataforma (lógico, desse jeito é bem econômico). A SE economiza muitíssimo só por não ter que contratar professor substituto para os dias de abonadas dos inúmeros professores; detalhe ,mesmo abonando recebemos os mesmos recados e até devolutivas de alunos)
Enfim, toda essa bagunça, fica complicado, porém nítido, o cálculo de despesas extras.
Olá, Gabi! Tudo bem?
Realmente no cenário da urgência do home office, algumas relações de trabalho e rotinas ficaram mais complicadas.
Porém, aquilo que já era previsto pela CLT, como as horas de trabalho, se mantém de forma normal. Outras questões, como a oferta da ajuda de custo para home office já é fruto da deliberação da empresa e uma negociação entre empregado e empregador.
Espero que sua situação tenha melhorado!
Até mais!